RIE Ontvangst en afscheid
Deze pagina bevat het RI&E-formulier voor ontvangst en afscheid van deelnemers binnen Hockey Club Walcheren.
Deze RI&E maakt onderdeel uit van het Beleid sociale veiligheid van Hockey Club Walcheren. Het formulier helpt om activiteiten zorgvuldig voor te bereiden en om vooraf na te denken over risico’s, toezicht, gedrag, noodsituaties en praktische beheersmaatregelen.
Gebruik dit formulier wanneer deelnemers worden gebracht naar en opgehaald bij een vooraf afgesproken externe locatie. Het formulier helpt om afspraken over aankomst, vertrek, overdracht, bagage, medicatie, toezicht, verkeersbewegingen en communicatie vooraf duidelijk te maken.
Raadpleeg vóór het invullen ook het RI&E-kaderdocument en de werkinstructie. Daarin staat wanneer een RI&E nodig is, hoe je het formulier gebruikt en wie binnen HCW waarvoor verantwoordelijk is.
Dit Risico-inventarisatie en -evaluatieformulier (RI&E) hoort bij het beleid sociale veiligheid van Hockey Club Walcheren en wordt vóór de activiteit ingevuld. Dit formulier is een geheugensteun: het gaat om actief handelen volgens het draaiboek en de RI&E, niet om de papieren vastlegging op zichzelf.
| Categorie | Risico | Beheersmaatregel | Check |
|---|---|---|---|
| Nood | Telefoonnummer nooddienst niet voorhanden | Deze staan in het draaiboek, algemeen gedeelte en heb je altijd bij je. | ☐ |
| Belangrijke telefoonnummers niet voorhanden | Deze staan in het draaiboek, algemeen gedeelte en heb je altijd bij je. | ☐ | |
| Niet goed op letsel kunnen reageren | Minimaal twee BOB’s 1 waarvan één EHBO/BHV. De EHBO-koffer ligt op een vaste plaats. | ☐ | |
| Er is geen vervoer bij letsel | Minimaal één auto beschikbaar i.v.m. calamiteiten, onder regie van de evenementencoördinator. | ☐ | |
| Materiaal | Materiaal is niet goed | Per team/groep een zeil op de afgesproken (externe) locatie voor bagage. Dit zeil is heel en veilig en stevig vastgezet. | ☐ |
| Materiaal is niet goed | Vervoer van bagage gaat veilig en met het geschikte vervoersmiddel. | ☐ | |
| Kans op letsel | Per team/groep een zeil op de afgesproken (externe) locatie voor bagage. Dit zeil is heel en veilig en stevig vastgezet. | ☐ | |
| Kans op letsel | Er kunnen veel autobewegingen zijn. Deelnemers wachten op een veilige plek buiten de rijbaan. Er is voldoende toezicht bij de aankomst- en vertrekzone. Er worden afspraken gemaakt over wijze van vertrek en aankomst. | ☐ | |
| Verliezen medicatie | De afspraken uit het Medicatieprotocol over ontvangst van medicatie wordt gehanteerd. Indien niet aanwezig, zorg voor duidelijke afspraken met deelnemers, ouders, verzorgers over overdracht/bijhouden van medicatie en wat te doen bij verlies. | ☐ | |
| Omgeving | Veranderende weersomstandigheden | Houd rekening met het weer en neem maatregelen als binnen zitten bij bijv. harde regen en onweer. Bij onweer nooit op het water, open veld of bij een boom blijven. | ☐ |
| Veranderende weersomstandigheden | Afwijkende afspraken maken als het onverantwoord is op de afgesproken (externe) locatie af te spreken. | ☐ | |
| Kans op verdrinking | • Indien de afgesproken (externe) locatie zich naast een water als een kanaal bevindt; is er voldoende toezicht langs de waterkant. • De verzamelplekken zijn zo ver mogelijk van de waterkant af. | ☐ | |
| Kans op flauwte/oververhitting | Beperk de tijd op de verzamelplaats (wachten in de zon). | ☐ | |
| Kans op zonverbranding | Smeer voor vertrek zonnebrand. | ☐ | |
| Kans op onderkoeling | Warme en zo nodig waterdichte kleding aan. | ☐ | |
| Schade door terrein (verstuiking, verrekking, kneuzing, wond) | Check vooraf grond op kuilen, obstakels, overhangende takken, berenklauw, brandnetels, scherpe punten, achtergebleven tentharingen, stenen, etc. | ☐ | |
| Kans op schaafwond | Afspraken maken over gedrag tijdens fietsen (ook specifiek fietsen in de stad of een dorp). | ☐ | |
| Er is onvoldoende (ruimtelijk) overzicht | Het terrein van de activiteit is overzichtelijk en waar nodig afgebakend. | ☐ | |
| Onduidelijke verzamelplaats | Vooraf aan het evenement de verzamelplaats met elkaar afspreken en ook communiceren in draaiboek en informatie aan ouders/verzorgers. | ☐ | |
| De omgeving is onbekend | • Heb een plattegrond. • Spreek vooraf de route goed af. • Bespreek verzamelpunten. • Inventariseer gevaarlijke plekken (water, drukke wegen, etc.). | ☐ | |
| Vervoer is onduidelijk | • Neem vorm van verplaatsen op in draaiboek. • Maak een autovervoerslijst. • Maak afspraken over wegbreng- en ophaalpunten. | ☐ | |
| Mens | Er is geen/onvoldoende toezicht | Voldoende fysieke leiding aanwezig (1 begeleider op 6 deelnemers + 1 coördinator). | ☐ |
| De activiteit past niet bij de deelnemer | Houd rekening met de leeftijd & mogelijkheden. | ☐ | |
| Men is niet gekleed op de activiteit | Geef vooraf aan wat nodig is aan schoeisel en kleding. | ☐ | |
| Er is onvoldoende kennis van gebruikte materialen | Is er geen aanwezige kennis van de te gebruiken materialen, zorg dan voor aanwezige kennis door hulp extra begeleiders of derden. Indien niet aanwezig, dan is het geen goed gekozen activiteit en moet een alternatief bedacht worden. | ☐ | |
| Kans op hoofd-, gebits-, oog- en/of oorletsel | Niet op het hoofd mikken. | ☐ | |
| Er is onduidelijkheid in de overdracht | Evenementcoördinator is aanspreekpunt voor deelnemers/ouders/verwanten bij vragen. | ☐ | |
| Er is onduidelijkheid in de overdracht | Onduidelijkheden t.t.v. aanmelding en afspraken/informatiebrief bespreekt de voor de inschrijvingen verantwoordelijke coördinator met de coördinator van het team/groep. | ☐ |
Sociale veiligheid & KNHB-kaders
| Onderwerp | Risico / aandachtspunt | Beheersmaatregel | Check |
|---|---|---|---|
| Gedragscode | Ongepast gedrag, pesten of discriminatie | Begeleiders handelen conform gedragscode; direct aanspreken; zo nodig scheiden; melden bij evenementcoördinator/VCP. | ☐ |
| Grenzen & toezicht | Onvoldoende toezicht of één-op-één situatie buiten zicht | Voldoende begeleiding; één-op-één situaties zoveel mogelijk vermijden; transparant handelen en bij voorkeur met 2 volwassenen. | ☐ |
| Privacy | Ongewenst filmen/fotograferen of delen op social media | Geen foto’s/filmpjes zonder toestemming; delen via clubafspraken; deelnemers vooraf informeren over regels. | ☐ |
| Melden & opvolgen | Incident of (vermoeden van) grensoverschrijding niet gemeld | Meldroute bekend; melden bij evenementcoördinator en zo nodig VCP; opvolging volgens beleid sociale veiligheid. | ☐ |
Borging financiën, contractuele afspraken, verzekeringen
| Onderdeel | Ja | Nee | N.v.t. | Opmerking |
|---|---|---|---|---|
| Contractuele vastlegging & getoetst bij penningmeester | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Financiële afspraken & getoetst bij penningmeester | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Vervoer alleen met een inzittende verzekering | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering externe organisatie | ☐ | ☐ | ☐ |
Downloads
Download het RI&E-formulier om in te vullen, te bewaren of te delen met begeleiders. Gebruik daarnaast het RI&E-kaderdocument voor de algemene werkwijze, rollen, verantwoordelijkheden en invulinstructies.
RI&E-formulier ontvangst en afscheid deelnemers
Downloadbare PDF-versie van dit formulier om de RI&E voor ontvangst en afscheid van deelnemers in te vullen, te bespreken en vast te leggen.
Download formulier (PDF)RI&E-kaderdocument en werkinstructie
Algemene uitleg over wanneer een RI&E nodig is, welk formulier je gebruikt en wie binnen HCW waarvoor verantwoordelijk is.
Naar werkinstructieLet op: de RI&E wordt vóór de activiteit ingevuld en vooraf met de begeleiders besproken. Het gaat niet alleen om het formulier, maar vooral om het uitvoeren van de afgesproken beheersmaatregelen.
Beheerder: vervang de waarde van href="#" bij de downloadknop door de definitieve LisaSites/Duda-bestandslink naar het PDF-formulier.