Hockey Club Walcheren - Vrijwilligersbeleid

1. Doel en reikwijdte

Dit vrijwilligersbeleid beschrijft de uitgangspunten, verwachtingen en organisatie rond vrijwilligerswerk binnen Hockey Club Walcheren. Het beleid is bedoeld om vrijwilligers op een zorgvuldige en consistente manier te werven, te begeleiden en te behouden, en om sociale veiligheid en integriteit te borgen.

Dit beleid geldt voor alle vrijwilligers en voor leden en ouders/verzorgers die (tijdelijk) een vrijwilligersrol vervullen, ongeacht of dit structureel of incidenteel is. Voor functies met een verhoogd integriteitsrisico gelden aanvullende procedures (zie paragraaf 6 en de verwijzingen onderaan).

2. Uitgangspunten

Hockey Club Walcheren wil een vereniging zijn waar iedereen - spelers, ouders, vrijwilligers en bezoekers - zich welkom, veilig en gerespecteerd voelt. Een positieve omgang met elkaar vormt de basis van onze clubcultuur.

Wij onderscheiden daarbij:

• Een veilig sportklimaat: omgangsvormen, respect, inclusie, aanspreekcultuur en het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag.
• Een veilige sportomgeving: afspraken, maatregelen, toezicht, organisatie en een zorgvuldige inrichting van rollen en verantwoordelijkheden.

Sociale veiligheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Hockey Club Walcheren tolereert geen grensoverschrijdend gedrag. Dit uitgangspunt is vastgelegd in ons beleid sociale veiligheid en uitgewerkt in gedragscodes, werkinstructies en procedures.

3. Sportwaarden en gedrag

Binnen de sport gelden landelijke richtlijnen op het gebied van gedrag en integriteit. Hockey Club Walcheren volgt deze kaders en past ze toe binnen de dagelijkse praktijk van de vereniging. Wij sluiten daarbij expliciet aan bij de sportwaarden van de KNHB (Sportiviteit & Respect) en de kernwaarden van NOC*NSF.

Kernwaarden KNHB (Sportiviteit & Respect):

• Je inleven in anderen
• Een veilige omgeving bieden
• Waardering tonen aan alle betrokkenen
• Eerlijk en normaal doen
• Samen tot de beste prestatie komen
• Je eigen verantwoordelijkheid durven nemen
• Spel spelen volgens de regels, normen, waarden en etiquette

Kernwaarden NOC*NSF:

• Excelleren
• Respectvol
• Samen
• Dynamisch
• Verantwoordelijk

Deze waarden geven richting aan ons handelen en aan de wijze waarop wij sociale veiligheid organiseren. In het veilig sportklimaat ligt de nadruk vooral op inleven, waardering, eerlijk en normaal doen, respectvol samenwerken en sportief presteren. In de veilige sportomgeving ligt de nadruk vooral op het bieden van een veilige omgeving, verantwoordelijkheid nemen en handelen volgens afspraken en regels.

Hockey Club Walcheren werkt bij het borgen van sociale veiligheid volgens de sportbrede basis (de '4 v's voor veiligheid'): een vastgestelde gedragscode, een vertrouwenscontactpersoon, VOG-beleid waar nodig en vakkundige trainer-coaches.

4. Vrijwilligersrollen en verwachtingen

Vrijwilligerswerk is er in verschillende vormen: structurele functies (bijvoorbeeld bestuur, commissies, trainers/coaches, arbitrage en teambegeleiding) en incidentele inzet (bijvoorbeeld toernooien, evenementen en klusdagen). Bij elke rol hoort een duidelijke taakomschrijving en een aanspreekpunt.

Van iedere vrijwilliger verwachten wij in elk geval:

• dat hij/zij de gedragscode(s) naleeft en bijdraagt aan een sportieve en respectvolle sfeer;
• dat grenzen worden gerespecteerd en dat signalen van ongewenst gedrag serieus worden genomen;
• dat afspraken worden nagekomen en dat tijdig wordt gecommuniceerd bij afwezigheid of knelpunten;
• dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie.

5. Organisatie, rollen en verantwoordelijkheden

Voor een zorgvuldige organisatie van vrijwilligerswerk hanteert Hockey Club Walcheren de volgende rolverdeling:

• Bestuur: stelt kaders vast, ziet toe op naleving, wijst verantwoordelijken aan en zorgt voor periodieke evaluatie.
• Vrijwilligerscoordinator / commissie (indien aanwezig): werving, matching en het actueel houden van rolprofielen.
• Technische Commissie (TC): verantwoordelijk voor het hockeytechnisch beleid en de uitvoering daarvan, waaronder opleidingslijn, teamindelingen, aansturing/ondersteuning van trainer-coaches en teambegeleiding, en borging van kwaliteit en pedagogisch sportklimaat binnen de hockeylijn.
• Commissies en lijnverantwoordelijken: dagelijkse aansturing en begeleiding van vrijwilligers binnen hun domein.
• Vertrouwenscontactpersoon (VCP): laagdrempelig aanspreekpunt en eerste opvangpunt van signalen van grensoverschrijdend gedrag; hoort aan en verwijst door.
• Coördinator VOG: uitvoering van het VOG-beleid (aanvragen, controleren, monitoren en registreren) volgens de werkinstructie.
• Trainer-coaches en teambegeleiding: voorbeeldgedrag, pedagogische verantwoordelijkheid en signalering binnen teams.

6. Werving, aanname en inzet

Hockey Club Walcheren werft vrijwilligers via de vereniging en voert waar passend een kennismakingsgesprek om wederzijdse verwachtingen te bespreken en de rol passend te maken.

Voor functies met een verhoogd risico (bijvoorbeeld werken met minderjarigen of kwetsbare personen, of functies met toegang tot gevoelige gegevens/financiën/ICT) volgen wij aanvullend:

• Het Aannamebeleid Vrijwilligers van Hockey Club Walcheren (procedure, gesprekken, eventueel referenties).
• Het VOG-beleid en de werkinstructie van Hockey Club Walcheren (VOG-aanvraag, controle, monitoring, registratie en jaarlijkse gedragscode).

Een vrijwilliger kan een functie waarvoor een VOG vereist is pas uitvoeren wanneer aan de voorwaarden uit het VOG-beleid is voldaan.

7. Begeleiding, scholing en ondersteuning

Hockey Club Walcheren zorgt voor een passende introductie, begeleiding en - waar relevant - scholing. Voor trainer-coaches wordt waar mogelijk gebruikgemaakt van opleidingen/e-learnings met oog voor pedagogiek en integriteit. De pedagogische uitgangspunten en afspraken op en rond het veld zijn uitgewerkt in het Pedagogisch plan van Hockey Club Walcheren.

8. Integriteit, melden en tuchtrecht

Bij vermoedens of signalen van grensoverschrijdend gedrag geldt: bespreekbaar maken, melden waar nodig en zorgvuldig opvolgen. De vertrouwenscontactpersoon is het eerste aanspreekpunt voor vragen, zorgen en meldingen.

Bij overtredingen van gedragsregels of (ernstige) incidenten kan Hockey Club Walcheren maatregelen nemen conform het huishoudelijk reglement en het tuchtreglement van Hockey Club Walcheren. Daarnaast kunnen – afhankelijk van de situatie – de reglementen en het tuchtrecht binnen de hockeysport (KNHB) van toepassing zijn.

9. Privacy en registratie

Hockey Club Walcheren verwerkt persoonsgegevens van vrijwilligers zorgvuldig en beperkt, passend bij de functie en de uitvoering van dit beleid. Registraties worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor organisatie, veiligheid en verantwoording.

10. Evaluatie en actualisatie

Het bestuur evalueert dit vrijwilligersbeleid periodiek (ten minste eenmaal per seizoen) en actualiseert het waar nodig, mede op basis van ervaringen, wijzigingen in regelgeving en ontwikkelingen binnen KNHB en NOC*NSF.

11. Samenhang en verwijzingen

Dit vrijwilligersbeleid hangt samen met de volgende documenten (laatste geldende versie):

• Huishoudelijk reglement Hockey Club Walcheren
• Tuchtreglement Hockey Club Walcheren
• Aannamebeleid Vrijwilligers Hockey Club Walcheren
• VOG-beleid en werkinstructie Hockey Club Walcheren
• Gedragscode(s) van de vereniging (incl. jaarlijkse ondertekening waar van toepassing)
• Pedagogisch Plan Hockey Club Walcheren (pedagogische uitgangspunten en afspraken op en rond het veld)
• KNHB: Sportiviteit & Respect (handboek en kenniscentrum)
• NOC*NSF: Handboek Wet- en Regelgeving voor sportverenigingen
• NOC*NSF: De 4 v's voor veiligheid (Nederland Sport Veilig)

Bij strijdigheid tussen documenten geldt: (1) wet- en regelgeving, (2) KNHB-reglementen voor de hockeysport, (3) statuten en reglementen van Hockey Club Walcheren, en vervolgens de onderliggende beleids- en werkinstructiedocumenten.