Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Dit zijn de bijlagen bij het VOG-beleid van Hockey Club Walcheren. De bijlagen bevatten het functieoverzicht, de VOG-grondslagen, de bijbehorende borging, de indicatieve screeningsprofielen en de jaarplanning.

De beleidsmatige uitgangspunten staan in Deel A: VOG-beleid. De praktische uitvoering van aanvragen, controleren, registreren, termijnbewaking en escalatie staat in Deel B: de werkinstructie.

Deze bijlagen zijn vooral bedoeld voor de coördinator VOG, rolverantwoordelijken en bestuursleden die moeten beoordelen welke functies VOG-plichtig zijn en welke screeningsprofielen daarbij passen.

Hockey Club Walcheren - VOG-bijlagen

Geldig voor
coördinator VOG, rolverantwoordelijken, bestuursleden en overige betrokken functionarissen
Revisiedatum
24 februari 2026
Documenteigenaar
Portefeuillehouder sociale veiligheid
Relatie
onderdeel van VOG-beleid en het Beleid sociale veiligheid
Onderdeel
Bijlagen bij VOG-beleid en werkinstructie
Hoofddocument
Hockey Club Walcheren - VOG-beleid en werkinstructie

Bijlage A - Overzicht functies, VOG-grondslag en borging

Lees deze bijlage als je wilt weten welke functies wel of niet VOG-plichtig zijn en welke grondslag daarbij hoort. Dit overzicht kan door het bestuur worden aangevuld of verfijnd. Afwijkingen worden gemotiveerd vastgelegd.

Functie
VOG
Grondslag
Opmerking / borging
Profielen
Algemeen bestuurslid
Ja
(A+)B
Vertrouwelijke gegevens, voorbeeldfunctie integriteit.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Barhoofd
Te beoordelen
-
VOG indien betalingen, afstorting of beheer betaalmiddelen aan de orde is.
-
Barmedewerker
Nee
-
Valt onder toezicht van het barhoofd. Geen 1-op-1-situatie tussen minderjarige en meerderjarige, tenzij dit de ouder of voogd met ouderlijk gezag betreft.
-
Bezoekende instructeur/clinic
n.v.t.
-
Altijd begeleid door een clubpersoon met geldige VOG volgens het vierogenprincipe.
-
Captain of the day (Cotd)
Nee
-
Wordt geborgd door VOG van bestuurder/lijncoördinator.
-
Chauffeur naar wedstrijden (eenmalig)
Nee
-
Geen 1-op-1-situatie tussen minderjarige en meerderjarige, tenzij dit de ouder of voogd met ouderlijk gezag betreft.
-
Coördinator evenementencommissie
Ja
A+B
Planning, gegevensverwerking en betalingen.
11, 12, 21, 22, 71
Coördinator Jongste Jeugd/Junioren/Senioren
Ja
A+B
Jeugd/teams, persoonsgegevens en verantwoordelijkheid.
11, 12, 71, 84
Coördinator VOG
Ja
B
Inzage in VOG-statussen, beperkte verwerking van persoonsgegevens, controleproces en termijnen.
11, 12, 71
Coördinator zaalhockey
Ja
A+B
Jeugd/teams, persoonsgegevens, verantwoordelijkheid, planning, gegevensverwerking en budget.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Hoofd arbitrage
Ja
B
Planning en gegevensverwerking.
11, 12, 71
Hoofd bar
Ja
B
Persoonsgegevens, indelingen bardiensten en inkoop.
11, 12, 21, 22
Hoofd wedstrijdtafel
Ja
B
Persoonsgegevens en indelingen gastheer/gastvrouw.
11, 12
Ledenadministratie
Ja
B
Persoonsgegevens en administratieve mutaties.
11, 12
Lid evenementencommissie
Te beoordelen
A
VOG indien activiteit dit vereist en vierogenprincipe niet mogelijk is.
84
Lijncoördinator
Ja
A+B
Jeugd/teams, persoonsgegevens en verantwoordelijkheid.
11, 12, 71, 84
Materiaalbeheerder
Nee
-
Geen 1-op-1-situatie tussen minderjarige en meerderjarige, tenzij dit de ouder of voogd met ouderlijk gezag betreft.
-
Minderjarige begeleider die met minderjarigen werkt
Ja
A
Zelf minderjarig zijn doet niet af aan de VOG-plicht.
84 en eventueel 85
Penningmeester
Ja
(A+)B
Betalingen, financiële en vertrouwelijke gegevens, voorbeeldfunctie integriteit.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Secretaris bestuur
Ja
(A+)B
Vertrouwelijke gegevens, voorbeeldfunctie integriteit.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Systeembeheerder LISA
Ja
B
Beheerrechten en ICT-toegang.
11, 12, 13
Technische dienst
Nee
-
Geen 1-op-1-situatie tussen minderjarige en meerderjarige, tenzij dit de ouder of voogd met ouderlijk gezag betreft.
-
Trainers / coaches / structurele begeleiders
Ja
A
Jaarlijks gedragscode ondertekenen.
84 en eventueel 85
Trainingscoördinator
Ja
A+B
Contracten trainers, autoriseren betalingen en persoonsgegevens.
12, 21, 22, 71, 84 en eventueel 11
Vertrouwenscontactpersoon
Ja
A+B
Voorbeeldfunctie integriteit.
11, 12, 84
Voorzitter bestuur
Ja
(A+)B
Betalingen, financiële en vertrouwelijke gegevens, voorbeeldfunctie integriteit.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Voorzitter technische commissie
Ja
A+B
Contracten trainers, autoriseren betalingen en persoonsgegevens.
11, 12, 21, 22, 71, 84
Wedstrijdsecretariaat
Ja
B
Wedstrijdadministratie en gegevens.
11, 12
Wedstrijdtafel gastvrouw/gastheer
Nee
-
Valt onder toezicht Cotd. Geen 1-op-1-situatie tussen minderjarige en meerderjarige, tenzij dit de ouder of voogd met ouderlijk gezag betreft.
-

Legenda: Grondslag A = werken met minderjarigen, ook als de functionaris zelf minderjarig is. Grondslag B = gevoelige gegevens, financiën, contracten of ICT. A+B = beide grondslagen. (A+)B = primair B, mogelijk ook A afhankelijk van de rol of uitvoering. “Te beoordelen” = afhankelijk van taken en risico’s; besluit conform beleid. Overal waar “minderjarigen” staat kan ook “kwetsbare personen” gelezen worden.

Bijlage B - Screeningsprofielen per functiegroep

Deze bijlage is bedoeld voor de coördinator VOG en rolverantwoordelijken die VOG-aanvragen voorbereiden.

Onderstaande codes zijn indicatief en sluiten aan op de gebruikelijke indeling per functiegroep. De coördinator VOG gebruikt per aanvraag de juiste combinatie op basis van de actuele rolomschrijving.

  • 11: bevoegdheid tot raadplegen of bewerken van systemen.
  • 12: omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie.
  • 13: kennis van veiligheidssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen indien van toepassing.
  • 21: omgang met contante en/of girale gelden en/of digitale waardepapieren indien van toepassing.
  • 22: budgetbevoegdheid indien van toepassing.
  • 71: aansturen van mensen of organisatie, of een deel ervan.
  • 84: belast met zorg voor minderjarigen indien van toepassing.
  • 85: belast met zorg voor hulpbehoevende personen indien van toepassing.

Bijlage C - Jaarplanning

Gebruik deze bijlage voor de jaarlijkse planning en termijnbewaking van VOG en gedragscodes.

  • Juni-augustus: gedragscodes laten ondertekenen door iedereen in scope.
  • Medio juni in rondejaar: start VOG-aanvragen en controles voor iedereen behalve trainers, coaches en begeleiders; per 21 augustus status op groen.
  • Medio juni in rondejaar: start VOG-aanvragen en controles voor trainers, coaches en begeleiders zodra bekend is dat zij de functie gaan vervullen; per 21 augustus status op groen.
  • Doorlopend: instroom nieuwe functionarissen; VOG vóór start en registratie in LISA.
  • Doorlopend: controle op uitzonderingen, rolwijzigingen en beëindigen van inzet indien niet compliant.