Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Hockey Club Walcheren werkt met het Beleid sociale veiligheid aan een veilige sportomgeving en een veilig sportklimaat. Het VOG-beleid is één van de instrumenten waarmee de club integriteitsrisico’s beperkt en zorgvuldig omgaat met functies met een verhoogd risico.

Dit VOG-beleid beschrijft wanneer een Verklaring Omtrent het Gedrag verplicht is, welke rollen daarbij betrokken zijn en hoe het aanvragen, controleren, registreren en jaarlijks monitoren van VOG’s binnen Hockey Club Walcheren wordt uitgevoerd.

De informatie is verdeeld over een overzichtspagina, een beleidsdeel, een werkinstructie en bijlagen met functies, screeningsprofielen en jaarplanning.

Hockey Club Walcheren - VOG-beleid en werkinstructie

Geldig voor
vrijwilligers, bestuursleden, overige functionarissen
Revisiedatum
24 februari 2026
Evaluatie
minimaal jaarlijks; tussentijds bij relevante meldingen of incidenten
Publicatie
via clubkanalen (website, LisaX-app en clubhuis); extra onder de aandacht bij seizoensstart
Documenteigenaar
Portefeuillehouder sociale veiligheid
Relatie
onderdeel van Beleid sociale veiligheid (documentenkaart)
VOG-cyclus
Startdatum 21 augustus 2026; herhaling jaarlijks
Registratie
LISA (leden- en vrijwilligersadministratie)
Uitvoering
Coördinator VOG (namens het bestuur)
Totaal aantal pagina’s
16

Leeswijzer

Dit document bestaat uit twee delen: Deel A (Beleid) en Deel B (Werkinstructie).

  • Deel A (Beleid): afspraken en uitgangspunten over de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) binnen Hockey Club Walcheren, voor alle betrokkenen.
  • Deel B (Werkinstructie): uitvoering van het VOG-proces in de praktijk, voor functionarissen die dit proces uitvoeren of organiseren.
  • Deel B – accenten: paragraaf 8 bevat beleidsafspraken over privacy en dataminimalisatie en werkt dit uit in werkinstructies; paragraaf 9 bevat beleidsafspraken over rollen, verantwoordelijkheden en escalatie, met taakuitwerking per rol.

Wat moet je lezen?

Kies de situatie die bij jou past.

Vrijwilliger / ouder / lid

  • Lees Deel A: §1 t/m §3 en §6 + Bijlage A (ter informatie).
  • Deel B hoef je niet te lezen.

Rolverantwoordelijke

  • Lees Deel A volledig.
  • Lees Deel B: §4, §5, §7 t/m §9 + Bijlage C.

Coördinator VOG / bestuurslid

  • Lees Deel A volledig.
  • Lees Deel B volledig + Bijlage B en C.

Een rolverantwoordelijke is de functionaris die de inzet voor een rol organiseert, de vrijwilliger aanmeldt bij de coördinator VOG en binnen de kaders van dit beleid besluit over inzetbaarheid.

Lees Deel A - VOG-beleid Lees Deel B - Werkinstructie Bekijk VOG-bijlagen

VOG-beleid in één oogopslag

In de tabel hieronder staat het VOG-beleid kort en praktisch samengevat.

Onderwerp
Kern (kort toegelicht)
Doel
Veilig sportklimaat bevorderen en integriteitsrisico’s beperken bij functies met verhoogd risico. De VOG is een instrument; gedrag en handelen blijven leidend.
Uitgangspunten & kernwaarden
Dit VOG-beleid is onderdeel van het beleid sociale veiligheid van Hockey Club Walcheren. Wij sluiten aan bij de sportwaarden van de KNHB en de kernwaarden van NOC*NSF. Binnen de ‘4 v’s voor veiligheid’ is de VOG een instrument; gedragscodes, een VCP en vakkundige begeleiding blijven leidend.
Voor wie
Vrijwilligers, bestuursleden en overige functionarissen binnen Hockey Club Walcheren die onder grondslag A en/of B vallen.
Wanneer VOG verplicht
  • Grondslag A: structureel werken met minderjarigen of kwetsbare personen.
  • Grondslag B: toegang tot persoonsgegevens, financiën, contracten, autorisaties of ICT-beheer.
  • Bestuurs- en vertrouwensfuncties: in beginsel VOG.
Jaarlijkse cyclus
  • Jaarlijkse VOG-cyclus: één keer per 12 maanden.
  • Doorlopende screening is niet praktisch uitvoerbaar; daarom periodieke her-screening.
Wie doet wat
  • Functionaris: VOG tijdig aanvragen/tonen en waar relevant gedragscode bevestigen.
  • Rolverantwoordelijke: inzet organiseren, aanmelden bij coördinator VOG en besluiten over inzet binnen de kaders.
  • Coördinator VOG: aanvraagproces starten, controleren/registreren in LISA en termijnen bewaken.
  • Bestuur: stelt beleid vast en beslist bij escalaties en uitzonderingen.
Privacy & registratie
Geen kopieën van VOG’s bewaren. Alleen noodzakelijke status- en termijndata registreren in LISA, met beperkte toegang.
Afbakening & route bij kwesties
Dit document gaat over preventie, screening en inzetbaarheid. Meldingen of signalen over gedrag en sociale veiligheid volgen de meld- en opvolgroute in het beleid sociale veiligheid. Tuchtrechtelijke zaken lopen via het clubtuchtreglement en waar van toepassing via de KNHB.
Waar vind je de details
  • Leeswijzer: kies het deel dat past bij de rol.
  • Deel A: beleid.
  • Deel B: werkinstructie.
  • Bijlage A: functies, grondslag en borging.