Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

Dit document beschrijft de werkwijze van de vertrouwenscontactpersonen (VCP) binnen Hockey Club Walcheren. Het is een praktische uitwerking van het beleid sociale veiligheid.

De VCP is een laagdrempelig aanspreekpunt en eerste opvangpunt van signalen van grensoverschrijdend gedrag; hoort aan en verwijst door. De VCP is niet bedoeld om zelf onderzoek te doen of te oordelen over schuld of sancties. Wel kan de VCP het bestuur op hoofdlijnen ondersteunen door (geanonimiseerd) trends en aandachtspunten te signaleren en te adviseren over preventie en de te volgen route/procesafspraken.

Deze werkwijze is bedoeld voor alle betrokkenen bij Hockey Club Walcheren: sporters, ouders/verzorgers, vrijwilligers, trainers/coaches, officials, bestuur, bezoekers en leveranciers tijdens clubactiviteiten.

De werkwijze beschrijft: (1) hoe contact met de VCP verloopt, (2) welke stappen de VCP zet bij signalen of meldingen, en (3) hoe de VCP samenwerkt met bestuur en externe instanties.

• Betrokkene: degene over wie de zorg of melding gaat.
• Instituut Sportrechtspraak (ISR): onafhankelijke stichting die in opdracht van sportbonden tuchtrechtspraak en arbitrage uitvoert in de sport. Het ISR behandelt zaken binnen het sport(tucht)recht—bijvoorbeeld rond doping, matchfixing en integriteit—op basis van de reglementen van de KNHB.
• KNHB: Koninklijke Nederlandse Hockey Bond; de landelijke sportbond voor hockey in Nederland. Stelt (sport)tuchtrechtelijke kaders, reglementen en richtlijnen vast voor verenigingen en leden en ondersteunt verenigingen bij integriteit en sociale veiligheid.
• Melder: degene die contact opneemt (slachtoffer, betrokkene, ouder/verzorger of getuige).
• NOC*NSF: Nederlands Olympisch Comité * Nederlandse Sport Federatie; koepelorganisatie van de georganiseerde sport in Nederland. Ontwikkelt sportbrede kaders en programma’s (o.a. sociale veiligheid en integriteit) en ondersteunt sportbonden en verenigingen bij beleid, preventie en aanpak van grensoverschrijdend gedrag.
• Strafrecht: politie/justitie.
• Tuchtrecht: verenigings- en/of bondstuchtrecht (Hockey Club Walcheren of KNHB).
• VCP ¹ : vertrouwenscontactpersoon van de Hockey Club Walcheren. Aanspreekpunt, informerend en verwijzend.
• Vertrouwenspersoon (VP): onafhankelijke vertrouwenspersoon via Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN). Ondersteunt melders bij het formaliseren van een melding/klacht kan zo nodig begeleiden richting aangifte.

• Veiligheid gaat vóór: bij (dreigend) gevaar wordt direct passende hulp ingeschakeld.
• De VCP werkt zorgvuldig en neutraal: luisteren, feiten ordenen, opties toelichten, niet oordelen.
• De VCP doet geen onderzoek en voert geen hoor/wederhoor; dat hoort bij formele routes (bestuur, tucht, politie).
• Vertrouwelijk, maar geen geheim: informatie wordt alleen gedeeld als dat nodig is voor opvolging of veiligheid, en zo beperkt mogelijk.
• Werken volgens het beleid sociale veiligheid en de kern- en sportieve waarden die Hockey Club Walcheren hanteert.

• Is bereikbaar voor vragen, zorgen, signalen en (mogelijke) meldingen.
• Maakt een veilige setting voor het gesprek en legt de rol en grenzen van vertrouwelijkheid uit.
• Helpt de melder de situatie te verhelderen en bespreekt mogelijke vervolgstappen.
• Verwijst door naar passende interne of externe routes (bestuur, CVSN, KNHB, politie).
• Bewaakt dat er opvolging is (zonder inhoudelijk te oordelen).
• Let op rolzuiverheid: de VCP is geen hulpverlener en geen onderzoeker; bij (mogelijke) belangenverstrengeling wordt direct met het bestuur afgestemd.
• Is zichtbaar en vindbaar binnen de club (website, posters, teambegeleiding, activiteiten).

• Signaleren en bespreekbaar maken, maar geen eigen onderzoek uitvoeren.
• Bij zorgen of incidenten: contact opnemen met de VCP of doorverwijzen naar de VCP.
• Handelen direct bij acute situaties (eerste hulp/BHV, 112).

• Is eindverantwoordelijk voor borging van sociale veiligheid en voor besluiten over inzetbaarheid binnen de club.
• Volgt, waar relevant, de meld- en opvolgroute uit het beleid sociale veiligheid en het VOG-beleid en werkinstructie.

De VCP checkt bij aanvang of er sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, bijvoorbeeld een familierelatie, een directe lijn in team/bestuur of eigen betrokkenheid. Als de VCP niet onafhankelijk kan handelen of als dit door de melder of betrokkene zo wordt ervaren, draagt de VCP de casus in overleg over aan de andere VCP of, indien passend, aan een externe vertrouwenspersoon (bijvoorbeeld via Centrum Veilige Sport Nederland). Bij overdracht wordt alleen gedeeld wat noodzakelijk is voor een veilige en passende opvolging.

¹ NOC*NSF hanteert voor de Vertrouwenscontactpersoon (VCP) de benaming Vertrouwenscontactpersoon Vereniging (VCP-V). Waar in (externe) documenten VCP-V wordt gebruikt, wordt daarmee de VCP bedoeld.

Contact met de VCP verloopt bij voorkeur via e-mail. De VCP reageert zo snel mogelijk en streeft naar een eerste reactie binnen 48 uur (op werkdagen).

• Vertrouwenscontactpersonen:
  • Janine Roschar (VCP) – e-mailadres: [email protected]
  • Chris Crucq (VCP) – e-mailadres: [email protected]
• Website: https://www.hcwalcheren.nl/vcp-voorstellen
• Bij direct gevaar: bel 112.

Bij (dreigend) gevaar, ernstige medische situaties of direct strafbaar gedrag: schakel direct hulp in (112, BHV/ehbo) en informeer zo snel mogelijk het bestuur. De VCP kan ondersteunen bij opvang en nazorg.

• Luisteren en inventariseren: wat is er gebeurd, wat is de zorg, wie zijn betrokken, wanneer/waar?
• Verhelderen: ervaring, verwachting en wens van de melder; wat is nodig en wat is het gewenste vervolg?
• Korte toelichting: rol van de VCP, vertrouwelijkheid en uitzonderingen, en dat de VCP geen onderzoek doet (zie ook §7.2).
• Vervolgstappen verkennen: opvang, advies, formele melding, doorverwijzing.
• Afspraken maken: gekozen route, wie doet wat en (beperkte) vastlegging.

Contact met de VCP is bedoeld voor eerste opvang en oriëntatie en is niet automatisch een formele melding. Als een formele melding wenselijk is, doet de melder dit zelf bij de vereniging of via de daarvoor bedoelde route. De VCP kan procesmatig ondersteunen bij het kiezen en doorlopen van de passende route.

De VCP bespreekt met de melder welke route passend is. Dit kan naast elkaar lopen (bijvoorbeeld begeleiding via CVSN én formele route via bestuur). De VCP doet geen melding namens de melder; de melder meldt zelf via de passende route. De VCP kan hierbij procesmatig ondersteunen.

• Informele oplossing binnen de club (bijvoorbeeld gesprek of maatwerkafspraak), als dit veilig en passend is.
• Formele clubroute: via clubroute(s), bestuur en/of tuchtcommissie; meldformulier (door melder; VCP kan ondersteunen bij invullen) kan hierbij worden gebruikt.
• Sporttuchtrecht (club/KNHB), als de aard van de gedragingen dit vraagt.
• Strafrecht (politie), bij (vermoeden van) strafbare feiten.
• VOG-route, wanneer het gaat om inzetbaarheid en screening (zie VOG-beleid en werkinstructie).

De VCP kan, zonder persoonsgegevens te delen, anoniem sparren met het Centrum Veilige Sport Nederland en waar passend met het meldpunt integriteit van de KNHB. Dit helpt om te toetsen welke route passend is en welke vervolgstappen verstandig zijn.

De VCP is er in eerste instantie voor de melder, maar kan ook andere direct betrokkenen informeren over de werkwijze en passende ondersteuning, binnen de rolafbakening van de VCP.

Afhankelijk van de situatie kan de VCP (of de melder zelf) één of meer van de volgende routes inzetten:

• CVSN (VP): voor onafhankelijke begeleiding en ondersteuning bij het formaliseren van een melding/klacht of bij aangifte. De melder kan dit zelf doen; de VCP kan procesmatig helpen.
• Ook de betrokkene/beschuldigde kan bij de VCP terecht voor uitleg over de route, opvang en doorverwijzing (zonder inhoudelijke beoordeling).
• KNHB: voor ondersteuning door integriteitsfunctionarissen en voor informatie over (sport)tuchtrechtelijke routes.
• ISR: voor doping- en matchfixingzaken (waar van toepassing binnen de KNHB-reglementen).
• Politie/justitie: bij strafbare feiten. De VCP/VP kan desgewenst ondersteunen in voorbereiding of nazorg.

Deze werkwijze gaat primair over preventie, opvang, screening en inzetbaarheid. Niet-tuchtrechtelijke kwesties (zoals signalen, zorgen, ongewenst gedrag zonder tuchtrechtelijke procedure) lopen via de meld- en opvolgroute in het beleid sociale veiligheid, eventueel met ondersteuning van de VCP. Tuchtrechtelijke zaken lopen via het clubtuchtreglement en, waar van toepassing, via de tuchtcommissie van de KNHB. Het huishoudelijk reglement bevat daarnaast algemene verenigingsafspraken die bij de beoordeling en opvolging relevant kunnen zijn.

De VCP maakt geen inhoudelijk dossier over gebeurtenissen en doet geen waarheidsvinding. Notities zijn uitsluitend procesmatig en functioneel: datum, type contact, afgesproken vervolgstappen en route. Bij een formele melding bepaalt de melder welke inhoud wordt gedeeld; de VCP ondersteunt desgevraagd bij het structureren van informatie, maar bewaart dit niet als casusdossier. De VCP legt alleen vast wat noodzakelijk is voor opvolging (dataminimalisatie). Vastlegging is bedoeld als geheugensteun; het belangrijkste is het zorgvuldig handelen conform deze werkwijze en het beleid sociale veiligheid.

• Registratie bevat bij voorkeur: datum, type vraag/melding, betrokken rollen (niet meer dan nodig), gekozen route en status opvolging.
• Afronding: zodra opvolging is geborgd en er geen noodzaak meer is om te bewaren, verwijdert de VCP de notities conform de bewaartermijnen en het AVG-principe van dataminimalisatie.
• Verslaglegging: als er een gespreksverslag wordt gemaakt, laat de melder dit lezen en akkoord geven op de inhoud voordat het wordt opgeslagen.
• Geen inhoudelijke details of medische gegevens tenzij strikt noodzakelijk en met duidelijke reden.
• Toegang: alleen VCP en (waar nodig) aangewezen bestuurslid(leden) conform het Beleid sociale veiligheid.
• Bewaartermijn: casusnotities maximaal 2 jaar na afronding; geanonimiseerde jaaroverzichten/trends 5 jaar.

De VCP werkt vertrouwelijk, maar kan geen absolute geheimhouding toezeggen. Als de veiligheid van betrokkenen of anderen in het geding is, of als er sprake is van ernstige strafbare feiten, kan het noodzakelijk zijn om (beperkte) informatie te delen om passende hulp en opvolging mogelijk te maken. Dit gebeurt zo beperkt mogelijk en alleen met degenen die dit voor veiligheid of opvolging nodig hebben.

Als het nodig lijkt om informatie te delen zonder toestemming van de melder, bespreekt de VCP dit zo mogelijk eerst met de melder. Bij twijfel wordt, indien de situatie dit toelaat, op hoofdlijnen en anoniem advies ingewonnen bij CVSN en/of het meldpunt integriteit van de KNHB. De VCP legt kort vast welke afweging is gemaakt, welke informatie is gedeeld, met wie en waarom.

• De club maakt de VCP zichtbaar (website, clubhuis, teaminformatie, onboarding vrijwilligers).
• Rol- en activiteitverantwoordelijken krijgen een korte instructie: signaleren, begrenzen, doorverwijzen, niet onderzoeken.
• De VCP onderhoudt afstemming met het bestuur over trends en preventieve maatregelen (geanonimiseerd).
• Kwaliteitsborging: de VCP’s volgen relevante scholing (bijvoorbeeld via NOC*NSF/CVSN en waar passend via KNHB).
• Intervisie: de VCP’s stemmen periodiek onderling af (en waar mogelijk met VCP’s van andere verenigingen) om ervaringen en werkwijzen te bespreken.
• Jaarlijkse evaluatie: jaarlijks evalueren met bestuur, TC en VCP’s en waar nodig aanscherpen; gebruik daarbij geanonimiseerde managementinformatie (Overzichtsformulier VCP-V).
• Preventie/signalering: gebruik de checklist grensoverschrijdend gedrag als gesprekstool en bij scholing (niet als casusregistratie).

De werkwijze wordt beheerd door het bestuur (portefeuille sociale veiligheid) en jaarlijks geëvalueerd, of eerder als ontwikkelingen of incidenten daartoe aanleiding geven.

• Beleid sociale veiligheid Hockey Club Walcheren (meld- en opvolgroute)
• VOG-beleid en werkinstructie Hockey Club Walcheren (screening en inzetbaarheid)
• Meldformulier signaal ongewenst gedrag Hockey Club Walcheren
• Checklist grensoverschrijdend gedrag Hockey Club Walcheren
• Registratieformulier vertrouwenscontactpersonen (VCP) Hockey Club Walcheren
• Overzichtsformulier vertrouwenscontactpersonen (VCP) Hockey Club Walcheren
• Tuchtreglement Hockey Club Walcheren
• Huishoudelijk reglement Hockey Club Walcheren
• KNHB – integriteitsfunctionaris / tuchtcommissie (contact via KNHB-kanalen)
• Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN) – vertrouwenspersoon (contact via CVSN-kanalen)
• Instituut Sportrechtspraak (ISR) – doping en matchfixing (waar van toepassing)
• NOC*NSF (via CVSN) – formats en informatie: meldformulier vereniging (alleen door melder, niet door VCP), checklist grensoverschrijdend gedrag en overzichtsformulier VCP-V.

Gebruik deze routekaart als snelle keuzehulp. Routes kunnen naast elkaar lopen.

Checklist voor het eerste gesprek. Gebruik wat relevant is; blijf bij dataminimalisatie.