Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
Hockey Club Walcheren werkt met het Beleid sociale veiligheid aan een veilige sportomgeving en een veilig sportklimaat.
Dit RI&E-kaderdocument en deze werkinstructie horen bij dit beleid en helpen om activiteiten en evenementen binnen HCW zorgvuldig voor te bereiden. Gebruik dit document om te bepalen wanneer een RI&E nodig is, welk HCW-formulier gebruikt wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
De HCW RI&E-formulieren zijn niet bedoeld voor de reguliere hockeybeoefening zelf. Voor hockeytrainingen, wedstrijden en hockeytechnische activiteiten volgt Hockey Club Walcheren de regels en kaders van de KNHB, de eigen reglementen, protocollen, het Pedagogisch plan en het overige clubbeleid.
Een RI&E is ook niet bedoeld als administratieve vastlegging om risico’s alleen op papier te zetten. Het doel van RI&E is vooral om het omgaan met risico's te verbeteren. Het invullen en bespreken van de RI&E helpt om betrokkenen voorafgaand aan de activiteit alert te maken op risico’s, beheersmaatregelen, toezicht, taakverdeling en noodsituaties.
Geldig voor vrijwilligers, trainers/coaches, teammanagers, commissies en overige functionarissen die activiteiten organiseren of begeleiden.
Dit document is een kaderdocument/werkafspraak en vervangt geen RI&E-formulier. Het beschrijft de werkwijze, rolverdeling en keuze van HCW-formulieren.
Dit overzicht helpt om binnen Hockey Club Walcheren (HCW) eenduidig te bepalen voor welke activiteiten een RI&E wordt ingevuld, welk HCW-formulier gebruikt wordt en wie binnen de club waarvoor verantwoordelijk is. Het ondersteunt de voorbereiding van activiteiten en is bedoeld als praktische werkinstructie.
Uitgangspunten RI&E binnen het beleid sociale veiligheid
Deze RI&E maakt onderdeel uit van het beleid sociale veiligheid van Hockey Club Walcheren en wordt ingevuld vóór de activiteit. Beheersmaatregelen worden verwerkt in het draaiboek. De RI&E wordt vooraf ingevuld bij het opstellen van het programma, om te bepalen of de activiteit haalbaar is.
Uitgangspunten van het beleid sociale veiligheid zijn respect, grensbewust handelen, passende begeleiding en een veilige (fysieke en sociale) omgeving. Dit formulier is een geheugensteun om aan deze uitgangspunten te voldoen; het gaat vooral om actief handelen volgens de RI&E en het draaiboek, niet om de papieren vastlegging op zichzelf.
Voorafgaand aan de uitvoering van de activiteit wordt de RI&E besproken met de begeleiders, zodat iedereen alert is op de risico’s en beheersmaatregelen.
Werkwijze: invullen, bespreken en uitvoeren
Gebruik van het HCW RI&E-mastersjabloon
Werkwijze bij formulieren:
Maak voor elke activiteit een kopie van het beschikbare HCW RI&E-mastersjabloon in huisstijl en werk altijd volgens dat sjabloon. Zo blijven logo, kleuren, tabellen en kolombreedtes consistent. Gebruik het lege RI&E-mastersjabloon ook als je een nieuwe activiteit toevoegt die nog niet in de standaardset voorkomt.
Handleiding: onderdelen en begrippen in het HCW RI&E-formulier
Onderstaande uitleg helpt om het RI&E-formulier op een eenduidige manier te vullen. Het doel is dat begeleiders dezelfde taal gebruiken en dat maatregelen uitvoerbaar zijn.
| Onderdeel in het formulier | Betekenis en invultip |
|---|---|
| Locatie / datum / verantwoordelijke | Wie is aanspreekpunt, waar is de activiteit en wanneer. Dit maakt overdracht en controle mogelijk. |
| Beschrijving activiteit | Kort en concreet wat er gebeurt, met doelgroep en context. Denk ook aan verplaatsen naar en van de locatie. |
| Categorie | Het thema van het risico. Kies een categorie die snel herkenbaar is en helpt om niets te vergeten. |
| Risico | Wat kan er misgaan en wat is het effect. Formuleer zo dat iedereen het meteen begrijpt. |
| Maatregel | Wat doen we om het risico te voorkomen of te beperken. Maak het concreet: wie doet wat, wanneer, met welke middelen. |
| Check | Werkpunt om vooraf en tijdens te controleren. Vink af of noteer kort wat je hebt gedaan. |
| Onderdeel sociale veiligheid | Standaardblok om gedrag, toezicht, privacy en meldroute te borgen. Pas maatregelen aan op activiteit, locatie en doelgroep. |
| Borging uitvoering | Organisatiechecks die nodig zijn voordat je start, zoals EHBO, materialen, sleutelbeheer, toezichtplan of voedselveiligheid. |
| Borging financiën, contractuele afspraken, verzekeringen | Check of budget, afspraken met leverancier(s) of locatie en verzekeringen op orde zijn. Dit voorkomt verrassingen achteraf. |
| Ondertekening | Vastgesteld door bestuur en akkoord door verantwoordelijke. Hiermee is duidelijk dat de RI&E is besproken en gedragen. |
Voorbeelden van categorieën die vaak terugkomen: omgeving en terrein, vervoer en verplaatsen, materialen en apparatuur, voedsel en hygiëne, water, vuur, weer en temperatuur, gedrag en toezicht, nood en EHBO.
Rollen en verantwoordelijkheden binnen Hockey Club Walcheren
| HCW-functionaris | Verantwoordelijkheid (RI&E) | Praktisch: wanneer betrekken |
|---|---|---|
| Bestuur (portefeuille sociale veiligheid) | Stelt kaders vast, bewaakt dat RI&E’s en draaiboeken worden gebruikt; besluit bij escalatie of als risico’s niet beheersbaar zijn. | Bij nieuwe activiteiten, afwijkingen t.o.v. standaard, of als aanvullende maatregelen nodig zijn. |
| Vertrouwenscontactpersoon (VCP) / aanspreekpunt sociale veiligheid | Adviseert bij sociale/gedragsrisico’s en meldroutes; ondersteunt bij incidenten en opvolging. | Bij signalen of twijfel over grensoverschrijdend gedrag, privacy, meldplicht of communicatie. |
| Evenementcoördinator (hoofdorganisatie) | Totaaloverzicht RI&E’s; zorgt dat alle deel-RI&E’s zijn ingevuld en dat maatregelen in het draaiboek landen. Stuurt op veiligheid, toezicht en communicatie op het evenemententerrein en op de evenementlocatie. | Altijd bij evenementen met meerdere activiteiten; controleert vóór start of alles compleet is. |
| Activiteitcoördinator of begeleider (per activiteit) | Vult RI&E van de eigen activiteit in; zorgt dat maatregelen worden uitgevoerd en dat toezicht klopt. | Altijd voor de eigen activiteit, inclusief route/weer/locatie en verplaatsen. |
| Kookcoördinator / kookteam | Vult RI&E Koken en RI&E Hygiëne en voedselveiligheid; borgt hygiëne, koeling, allergenen en werkafspraken. | Altijd bij koken, uitgifte, BBQ, ontbijt, lunch of diner. |
| Vervoerscoördinator / chauffeurcoördinator | Maakt vervoersplan; controleert afspraken; route en communicatie; materiaaltransport en aankomst/vertrek. | Bij autoritten, fiets- of looproutes, of materiaaltransport. |
| EHBO/BHV-aanspreekpunt (indien aanwezig) | Adviseert over EHBO-voorzieningen, noodscenario’s en bereikbaarheidsafspraken. | Bij activiteiten met verhoogd letselrisico, grote groepen, water of vuur, of afwijkende locaties. |
Overzicht: activiteiten en bijbehorende HCW-formulieren
| Activiteit (categorie) | Voorbeelden bij HCW | RI&E | Te gebruiken HCW-formulier |
|---|---|---|---|
| Ontvangst/afscheid | Brengen en halen, verkeersdrukte rond club of evenementlocatie | Altijd | RIE Ontvangst en afscheid deelnemers |
| Opbouw/afbreken | Opbouw evenemententerrein, tenten, inrichting, afbreken en opruimen | Altijd | RIE Opbouw en afbreken evenementenlocatie |
| Vervoer | Fietsen, lopen, auto of bus, vervoer materiaal, aankomst/vertrek | Altijd | RIE Vervoer |
| Koken | Koken in clubhuis of evenementlocatie, BBQ, snack of uitgifte | Altijd | RIE Kookactiviteiten + RIE Hygiëne en voedselveiligheid |
| Overnachting | Activiteit of evenement met overnachting, slaapzaal of tenten, nachttoezicht | Altijd | RIE Veiligheid ’s nachts (+ eventueel aparte RIE Overnachting) |
| Kampvuur | Vuuractiviteit (kampvuur of tonnetjes) met toezicht en blusmiddelen | Altijd | RIE Kampvuur |
| Beweegactiviteiten | Spellen, bootcamp, teamsport, activiteiten met verhoogde fysieke belasting | Altijd | RIE Beweegactiviteiten |
| Wateractiviteiten | Zwemmen, kanoën, strand of waterlocatie, waterspellen | Altijd | RIE Wateractiviteiten |
| Onderweg activiteiten | Uitstapjes, speurtocht, externe activiteit, verplaatsen tussen locaties | Altijd | RIE Onderweg activiteiten |
| Vrij spelen / knutselen | Rustige activiteiten in groepjes, knutselen, spelletjes | Afhankelijk van setting | RIE Begeleid vrij spelen en knutselen / RIE Vrij spelen |
| Disco / filmavond | Avond in clubgebouw met bonte avond, muziek of film, toezicht en regels | Altijd | RIE Disco en filmavond (clubgebouw) |
Praktische tips
Zorg dat duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn belegd, zoals verantwoordelijke activiteit, verantwoordelijke medicatiebeheer, coördinator opbouw/afbouwen evenementenlocatie, achterwacht.