Huishoudelijk reglement

1. De vereniging genaamd: Hockey Club Walcheren hierna te noemen “de vereniging” is opgericht bij akte van juridische fusie, de dato van welke de oudste verdwijnende vereniging werd opgericht op twee oktober negentienhonderd tien en is gevestigd te Vlissingen.
2. Dit huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

1. De vereniging kent de volgende ledencategorieën:
   • seniorleden;
   • juniorleden;
   • trainingsleden;
   • niet-spelende leden;
   • ereleden;
   • leden van verdienste.
2. Seniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn.
3. Juniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar. Juniorleden worden nader onderscheiden in:
   1. juniorleden A: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar zestien jaar of ouder, doch nog geen achttien jaar zijn;
   2. juniorleden B: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar veertien jaar of ouder, doch nog geen zestien jaar zijn;
   3. juniorleden C: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar twaalf jaar of ouder, doch nog geen veertien jaar zijn;
   4. juniorleden D: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar tien jaar of ouder, doch nog geen twaalf jaar zijn;
   5. juniorleden E: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen tien jaar zijn;
   6. juniorleden F: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen acht jaar zijn;
   7. juniorleden G: leden die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen zes jaar zijn.
4. Trainingsleden zijn natuurlijke personen die de hockeysport beoefenen door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. Trainingsleden spelen geen competitie.
5. Niet-spelende leden zijn zij die niet deelnemen aan door de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (hierna KNHB) vastgestelde competitie, trainingen en/of wedstrijden binnen de vereniging of anderszins actief de hockeysport beoefenen, alsmede personen die uit hoofde van hun functie binnen de vereniging lid moeten zijn van de KNHB, conform het vereiste vanuit de statuten van de vereniging en van de KNHB.
6. Ereleden zijn zij die zich voor de vereniging of in het kader van de doelstelling die de vereniging nastreeft, langdurig en/of uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt en op grond daarvan op voordracht van het bestuur, door de algemene vergadering als zodanig zijn benoemd. Ereleden hebben toegang tot en stemrecht in de algemene vergadering. Ereleden zijn als zodanig vrijgesteld van het betalen van contributie.
7. Leden van verdienste zijn zij die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en aan wie het lidmaatschap van verdienste is verleend door de algemene vergadering op voordracht van het bestuur.

1. De vereniging kent naast leden ook begunstigers.
2. Begunstigers zijn die natuurlijke personen of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die de vereniging (direct of indirect) financieel ondersteunen.
3. Begunstigers hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd.
4. De rechten of verplichtingen van begunstigers kunnen te allen tijde door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de toegezegde of vastgestelde bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

1. De aanvraag voor toelating tot het lidmaatschap gebeurt door het invullen van een inschrijfformulier, waarop de volgende gegevens moeten worden vermeld: voorna(a)m(en), achternaam, adres, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres en overige contactgegevens.
2. Indien de aanvrager op het moment van aanmelding de achttienjarige leeftijd nog niet heeft bereikt, dient het inschrijfformulier mede te zijn ondertekend door één van zijn wettelijke vertegenwoordigers, met vermelding van diens achternaam en voorletters.
3. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.
4. De vereniging is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNHB in verband met de aanmelding als lid.
5. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten worden bij de inning van de contributie meegenomen.

1. Na ontvangst van het inschrijfformulier wordt de volledigheid van de ingevulde gegevens gecontroleerd. Bij onvolledigheid wordt voor zover mogelijk contact opgenomen met de aanvrager om alsnog de gevraagde informatie te verkrijgen. Bij uitblijven van de noodzakelijke informatie, wordt de aanvrager meegedeeld dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen.
2. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating dat door of namens het bestuur wordt genomen. In geval van toelating:
   1. worden de gegevens van het lid opgenomen in de ledenadministratie;
   2. ontvangt het lid van of namens het bestuur een bevestiging van zijn toelating tot het lidmaatschap met het lidmaatschapsnummer en - indien van toepassing - vermelding van de vrijwilligersfunctie waarin het lid is geplaatst en (een verwijzing naar) de statuten, reglementen en andere regels die op het lidmaatschap van toepassing zijn;
   3. draagt het bestuur er zorg voor dat het lid bij de KNHB wordt aangemeld als lid.
3. Indien het bestuur besluit de aanvrager niet toe te laten, ontvangt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht onder opgaaf van redenen. Het bestuur kan besluiten tot niet-toelating indien:
   1. de aanvrager niet voldoet aan de eisen die de statuten en/of reglementen aan het lidmaatschap stellen;
   2. de aanvrager niet tot het lidmaatschap van de KNHB wordt toegelaten, of wanneer de KNHB het lidmaatschap van de aanvrager heeft beëindigd;
   3. het bestuur andere gewichtige bezwaren heeft.
4. Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen in het geval er onvoldoende veld‐, trainings- en/of teamcapaciteit is. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden.
5. Een aanvrager die niet is toegelaten, kan binnen vier weken na dagtekening van dat besluit in beroep gaan bij de algemene vergadering en heeft daarin de mogelijkheid zijn beroep toe te lichten.

1. Het bestuur houdt een leden-, vrijwilligers- en begunstigersadministratie bij, waarin de namen, contactgegevens en overige gegevens van alle leden, vrijwilligers en begunstigers zijn opgenomen.
2. De vereniging is verwerkingsverantwoordelijke voor de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens en verwerkt de gegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en het informatiebeveiligings- en privacybeleid van de vereniging.
3. Ieder lid en iedere vrijwilliger en begunstiger is verplicht een wijziging van zijn persoonsgegevens zo spoedig mogelijk aan het bestuur of de door het bestuur aangewezen functionaris door te geven.
4. De vereniging kan de persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving binnen verenigingsverband verstrekken in verband met verenigingsactiviteiten.
5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan uitsluitend:
   1. na verkregen toestemming;
   2. indien de wet dit eist;
   3. ter uitvoering van een overeenkomst waarbij het lid, de vrijwilliger of de begunstiger partij is, of
   4. wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
6. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking van persoonsgegevens of een bestaande wettelijke verplichting.
7. Actuele informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt door de vereniging d.m.v. een privacyverklaring gepubliceerd op de website van de vereniging.

1. 1. Behoudens schriftelijke opzegging wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd.
   2. Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e‐mail aan de ledenadministratie plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden vóór 1 mei. Indien het lidmaatschap niet vóór 1 mei bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd met de daarbij horende rechten en plichten zoals beschreven in artikel 8.
   3. Indien er geen gebruik van de rechten, beschreven in artikel 8 lid a t/m c, gemaakt wenst te worden is 50% van de contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd. Op voorwaarde dat het volledige verschuldigde bedrag uiterlijk vóór het einde van het lopende verenigingsjaar is voldaan. Indien er niet aan de in dit lid gestelde betaaltermijn is voldaan zal de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar in rekening worden gebracht, met daarbij de normaal geldende betaaltermijn. Beëindiging van het lidmaatschap zal dan plaatsvinden op datum dat het volledige verschuldigde bedrag voldaan is.
   4. De ledenadministratie verstrekt een ontvangstbevestiging van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs.
   5. Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen (coaches, lijnhoofden, trainers e.d.) worden als nietig beschouwd.
2. Als de opzegging niet heeft plaatsgevonden volgens het bepaalde in lid 1 kan het bestuur dispensatie verlenen en de opzegging toch tegen het einde van het lopende verenigingsjaar doen geschieden, in geval deze opzegging geschiedde:
   1. wegens verhuizing naar buiten de gemeente waar de vereniging haar zetel heeft met uitzondering van aangrenzende gemeentes;
   2. op grond van medisch advies;
   3. op grond van andere, naar het oordeel van het bestuur, afdoende redenen.

Buiten de verplichtingen genoemd in de statuten en in artikel 6 lid 3 van dit reglement, hebben leden de volgende algemene rechten en plichten:

1. het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden;
2. het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald;
3. het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend;
4. de plicht tot het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden ten behoeve van de vereniging, indien dat door de algemene vergadering is besloten;
5. de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, alsmede de voorschriften van de KNHB.
6. de plicht tot het zich onthouden van misdragingen op het gebied van seksuele intimidatie, ongeoorloofde beïnvloeding van wedstrijden (matchfixing) en doping.

1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks wordt vastgesteld. Voor de verschillende ledencategorieën, waaronder de categorieën zoals opgenomen in artikel 2 van dit reglement, kan een verschillende bijdrage worden vastgesteld.
2. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
3. De ontheffing zoals bedoeld in artikel 7 lid 3 van de statuten kan alleen onder bijzondere omstandigheden worden verleend, waaronder langdurige ziekte, noodzakelijk verblijf in het buitenland of op grote afstand van de vereniging, of andere zwaarwegende persoonlijke omstandigheden. Tegen een besluit van het bestuur hierover staat geen beroep open.
4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft de contributie voor het gehele jaar verschuldigd. Het bestuur kan hier bij het bestaan van bijzondere omstandigheden van afwijken. Het bepaalde in het vorige lid is van overeenkomstige toepassing.
5. Het bestuur kan automatische incasso aanbieden aan de leden voor het betalen van de contributie. Indien een lid hiertegen bezwaar heeft, moet een alternatief worden geboden. Voor dit alternatief kunnen door het bestuur extra kosten in rekening worden gebracht die in verband hiermee door de vereniging redelijkerwijs moeten worden gemaakt.
6. In geval van het niet (geheel en/of tijdig) voldoen aan de betalingsverplichting kan het bestuur besluiten het lid uit te sluiten van het recht deel te nemen aan verenigingsactiviteiten.

1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging en/of het bestuur worden geschaad.
2. Het bestuur is belast met het (doen) opleggen van straffen namens de vereniging. Daarnaast kunnen straffen worden opgelegd door of namens de bond. In de procedure voor het opleggen van straffen wordt het beginsel van hoor en wederhoor toegepast.
3. Het bestuur is bevoegd om, naast een straf die aan een lid wordt opgelegd door of namens de bond, een bijkomende straf namens de vereniging op te leggen.
4. Tegen een beslissing tot het opleggen van een straf door het bestuur kan het lid beroep instellen bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, uiterlijk zes maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering. Indiening kan per gewone post of per e-mail aan de secretaris van de vereniging. Het bestuur is gehouden het beroep te agenderen in de eerstvolgende algemene vergadering. Indien de algemene vergadering niet binnen zes maanden na het opleggen van de straf gepland staat, dient hiervoor een bijzondere algemene vergadering te worden gehouden.
5. Een besluit tot schorsing van een lid wordt aan het lid zo spoedig mogelijk, schriftelijk en gemotiveerd, kenbaar gemaakt.
6. Een periode van schorsing kan niet langer zijn dan zes maanden en kan niet worden verlengd.
7. De periode van schorsing gaat in op de dag waarop het besluit tot schorsing is genomen, tenzij in het besluit anders is vermeld.
8. Een schorsing vervalt na afloop van de periode waarvoor deze is opgelegd.
9. Tijdens de periode van schorsing kan door of namens het desbetreffende lid geen enkel aan diens lidmaatschap verbonden recht worden uitgeoefend, met uitzondering van de aan hem toegekende rechten in het kader van de behandeling van zijn schorsing door de algemene vergadering. Het desbetreffende lid kan tijdens de periode van schorsing ook geen vrijwilligerswerk voor de vereniging verrichten.

1. Het bestuur bestaat uit, minimaal, een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en voorts 2 algemeen leden, die allen meerderjarig en lid van de vereniging moeten zijn. Het bestuur schrijft alle bestuursleden in in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en houdt deze inschrijving actueel.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, in dit reglement of in andere reglementen:
   1. de algemene leiding van de vereniging;
   2. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
   3. het toezicht op de naleving van de statuten, reglementen en besluiten;
   4. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam voor de vereniging.
3. Het bestuur vergadert ten minste éénmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster. Daarnaast vergadert het bestuur zo vaak als de voorzitter of ten minste twee leden van het bestuur dit wensen.
4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 24 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van de voorzitter of (ten minste twee) andere bestuursleden binnen maximaal twee weken dient te worden gehouden.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij gewone meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
6. Het bestuur stelt jaarlijks een escalatiemodel op met daarin de verdeling van taken binnen de vereniging. En wie bij het wegvallen van bestuurs- en/of commissieleden het eerst volgende aanspreekpunt is.

Vervolg: dit huishoudelijk reglement bevat daarnaast bepalingen over taken van bestuursleden, bestuursverkiezing, belangenverstrengeling, geheimhouding, kascommissie, continuïteitscommissie, commissies, algemene vergadering, kostenvergoedingen, clubkleuren, accommodatie, wedstrijden, aansprakelijkheid en verzekeringen, communicatie, sponsoring, wijziging van het reglement en slotbepalingen.