Hockey Club Walcheren - Beleid sociale veiligheid

1. Doel en reikwijdte

Dit beleid sociale veiligheid beschrijft de uitgangspunten, verwachtingen, organisatie en werkwijze waarmee Hockey Club Walcheren (Hockey Club Walcheren) werkt aan een veilige sportomgeving en een veilig sportklimaat.

Het beleid geldt voor alle clubactiviteiten en alle betrokkenen: sporters, ouders/verzorgers, trainer-coaches, teambegeleiding, scheidsrechters/officials, vrijwilligers, bestuur en bezoekers. Het geldt op en rond het veld, in het clubhuis en kleedkamers, tijdens activiteiten buiten het complex, onderweg (vervoer) en online.

Dit beleid is een overkoepelend document. De praktische uitwerking staat in onderliggende gedragscodes, werkinstructies, procedures en RI&E-formulieren.

2. Begrippen

Voor de uitleg van begrippen en definities wordt verwezen naar Bijlage A (Begrippenlijst). Deze begrippenlijst is leidend voor dit document en de onderliggende documenten.

3. Bestuurlijke erkenning en borging

Het bestuur van Hockey Club Walcheren spreekt expliciet uit dat een veilige sportomgeving en een veilig sportklimaat gewenst zijn en dat de vereniging daar actief naar handelt.

Het bestuur erkent het belang van sociale veiligheid en draagt dit actief uit naar leden, kader en bezoekers.

Het bestuur borgt en ondersteunt de inspanningen die nodig zijn om sociale veiligheid te bereiken en te behouden, onder meer door duidelijke kaders, roltoedeling, middelen, opvolging van meldingen en periodieke evaluatie.

4. Waarden en kaders (KNHB en NOC*NSF)

Hockey Club Walcheren sluit aan bij de sportwaarden van de KNHB (Sportiviteit & Respect) en de kernwaarden van NOC*NSF. Deze waarden geven richting aan ons handelen en aan de manier waarop wij sociale veiligheid organiseren.

Kernwaarden KNHB (Sportiviteit & Respect):

• Je inleven in anderen
• Een veilige omgeving bieden
• Waardering tonen aan alle betrokkenen
• Eerlijk en normaal doen
• Samen tot de beste prestatie komen
• Je eigen verantwoordelijkheid durven nemen
• Spel spelen volgens de regels, normen, waarden en etiquette

Kernwaarden NOC*NSF:

• Excelleren
• Respectvol
• Samen
• Dynamisch
• Verantwoordelijk

Daarnaast werkt Hockey Club Walcheren volgens de uitgangspunten van de ‘4 v’s voor veiligheid’: gedragscodes, een vertrouwenscontactpersoon, VOG waar nodig en vakkundige trainer-coaches en begeleiding.

5. Normen: wat we wel en niet accepteren

Sociale veiligheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Binnen Hockey Club Walcheren is respectvolle omgang de norm: we spreken elkaar aan en we nemen signalen serieus.

Hockey Club Walcheren tolereert geen grensoverschrijdend gedrag. Hieronder vallen onder meer: pesten, discriminatie, agressie/geweld, (seksuele) intimidatie, machtsmisbruik, ongewenste (online) benadering, het delen van ongewenst beeldmateriaal en andere integriteitsschendingen.

6. Preventie en borging

Hockey Club Walcheren werkt preventief aan sociale veiligheid via gedragscodes en heldere afspraken, zorgvuldige werving en aanname van kader, VOG-werkwijze waar nodig, een pedagogisch sportklimaat, en een duidelijke meld- en opvolgroute.

6.1 Gedragscodes en clubafspraken

De Hockey Club Walcheren-gedragscodes (voor sporters, trainer-coaches en begeleiders, scheidsrechters/officials, functionarissen en het thema seksuele intimidatie) horen bij dit beleid. Bij aanvang van een rol worden de relevante gedragscodes onder de aandacht gebracht en waar van toepassing bevestigd.

6.2 Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

Hockey Club Walcheren heeft een vertrouwenscontactpersoon (VCP) als laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen, zorgen en meldingen rond sociale veiligheid. De vertrouwenscontactpersoon luistert, adviseert over vervolgstappen en kan doorverwijzen naar passende ondersteuning.

6.3 VOG waar nodig

Voor functies met een verhoogd integriteits- of veiligheidsrisico geldt de VOG-verplichting zoals uitgewerkt in het Hockey Club Walcheren VOG-beleid en de werkinstructie. De VOG is een screeningsinstrument en geen garantie; gedrag en cultuur blijven leidend.

6.4 Vakkundige trainer-coaches en begeleiding

Hockey Club Walcheren borgt een pedagogisch sportklimaat door duidelijke rolverwachtingen, begeleiding en waar mogelijk scholing van trainer-coaches en teambegeleiding, in lijn met het Pedagogisch Plan van Hockey Club Walcheren.

6.5 RI&E per activiteit (verplicht waar nodig)

Voor activiteiten met verhoogde risico’s stelt Hockey Club Walcheren vooraf een RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) op met bijbehorende beheersmaatregelen. Dit is een vast onderdeel van het beleid sociale veiligheid.

De organisator (bijvoorbeeld teambegeleiding of commissie) vult het Hockey Club Walcheren RI&E-formulier in. Het bestuur (of een aangewezen coördinator sociale veiligheid) beoordeelt of de maatregelen voldoende zijn en bewaakt dat de RI&E wordt vastgelegd en geëvalueerd.

Voorbeelden van activiteiten waarvoor een RI&E doorgaans nodig is:

• overnachtingen (kampen, toernooien met verblijf)
• activiteiten met water (optioneel, afhankelijk van opzet en locatie)
• activiteiten in of rondom het clubgebouw met verhoogde veiligheids- of gedragsrisico’s (bijv. disco-/feestavond, filmavond, grote evenementen)
• vervoer in groepsverband (busjes, carpoolafspraken bij minderjarigen, reizen naar toernooien)
• activiteiten buiten het complex of met extern ingehuurde begeleiding

De RI&E vormt samen met de afspraken uit dit beleid en de gedragscodes de basis voor praktische organisatie en toezicht tijdens activiteiten.

7. Rollen en verantwoordelijkheden

Sociale veiligheid is van ons allemaal. Voor de borging gelden de volgende hoofdlijnen:

• Bestuur: Stelt dit beleid vast, wijst verantwoordelijken aan (o.a. vertrouwenscontactpersoon en coördinator VOG), zorgt voor communicatie en middelen, neemt besluiten over maatregelen en evalueert periodiek.
• Technische Commissie (TC): Borgt de hockeylijn en begeleidt trainer-coaches; signaleert risico’s richting bestuur.
• Trainer-coaches en teambegeleiding: Zetten de toon, hanteren het pedagogisch plan, begrenzen en signaleren; schakelen bij zorgen de juiste route in.
• Scheidsrechters/officials: Handhaven sportief en respectvol gedrag op het veld en melden incidenten via de clubroute.
• Ouders/verzorgers en sporters: Dragen bij aan een positieve cultuur, spreken aan waar passend en melden zorgen via de clubroute.
• Vertrouwenscontactpersoon (VCP): Laagdrempelig aanspreekpunt en eerste opvangpunt van signalen van grensoverschrijdend gedrag; hoort aan en verwijst door.
• Coördinator VOG: Voert de VOG-werkwijze uit en bewaakt inzetbaarheid in VOG-plichtige rollen conform het VOG-beleid.

8. Melden, signaleren en opvolgen

Hockey Club Walcheren hanteert een vaste route om signalen en meldingen zorgvuldig op te pakken.

8.1 Aanspreekcultuur

We spreken elkaar aan op gedrag dat niet past bij Hockey Club Walcheren. Bij ongewenst gedrag geldt: begrens, maak bespreekbaar en vraag hulp als dat nodig is.

8.2 Melden

Bij vragen, zorgen of meldingen neem je contact op met de Vertrouwenscontactpersoon. Bij acute onveiligheid bel je 112. Waar passend kan ook externe ondersteuning of melding worden gedaan via Centrum Veilige Sport Nederland.

8.3 Zorgvuldigheid en privacy

Hockey Club Walcheren gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Registratie is beperkt en functioneel (dataminimalisatie). Terugkoppeling gebeurt binnen de grenzen van privacy en veiligheid.

9. Onderzoek, maatregelen en herstel

Bij een melding of incident werkt Hockey Club Walcheren volgens de principes ‘veiligheid eerst’, ‘zorgvuldig’ en ‘passend’:

• Triage en directe veiligheidsmaatregelen waar nodig (bijv. tijdelijk stopzetten van een rol of contactmomenten aanpassen).
• Feiten verzamelen en hoor/wederhoor, met aandacht voor minderjarigen en kwetsbare personen.
• Passende interventies: gesprek en herstelafspraken, begeleiding/scholing, waarschuwing of (tucht)maatregelen.
• Nazorg en evaluatie zodat de club leert en verbeteringen borgt.

10. Handhaving, sancties en tuchtrecht

Dit beleid is een kaderdocument. Voor formele sancties en procedures gelden de bepalingen uit de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en het Tuchtreglement van HC Walcheren en, waar relevant, de regels en tuchtprocedures van de KNHB.

Het bestuur kan maatregelen nemen en sancties opleggen conform de verenigingsdocumenten. Daarnaast kan een tuchtprocedure worden gevolgd via de tuchtcommissie zoals vastgelegd in het tuchtreglement.

11. Communicatie, scholing en evaluatie

Het bestuur communiceert dit beleid actief (website, introducties, clubhuis) en zorgt dat betrokkenen weten wat er van hen verwacht wordt en waar zij terecht kunnen met vragen of zorgen.

Nieuwe kaderleden maken kennis met dit beleid, de relevante gedragscodes, het pedagogisch plan en waar van toepassing het VOG-beleid. RI&E’s worden na afloop van activiteiten geëvalueerd en waar nodig aangescherpt.

Minimaal jaarlijks (en tussentijds bij relevante incidenten) evalueert Hockey Club Walcheren de werking van dit beleid en de onderliggende documenten. Aanpassingen worden vastgelegd in versiebeheer.

12. Samenhang en documentenkaart

Dit document is een kaderdocument. De praktische uitwerking en uitvoering is vastgelegd in de hieronder genoemde documenten. Achter ieder document staat de revisiedatum van de laatst beschikbare versie.

12.1 Kader en reglementen

12.2 Onderliggende documenten en uitwerkingen

A. Organisatie, vrijwilligers en screening

B. Meldingen, ondersteuning en opvolging

C. Pedagogische uitgangspunten

D. Normen: gedragscodes

E. Preventie en uitvoering: RI&E

• RI&E Begeleid vrij spelen en knutselen
• RI&E Beweegactiviteiten
• RI&E Disco of bonte avond en filmavond binnenlocatie
• RI&E Hygiëne en voedselveiligheid
• RI&E Kampvuur
• RI&E Kookactiviteiten
• RI&E Onderweg activiteiten
• RI&E Ontvangst en afscheid deelnemers
• RI&E Opbouwen en afbreken evenemententerrein
• RI&E Veiligheid ’s nachts
• RI&E Vervoer
• RI&E Vrij spelen gecoördineerd
• RI&E Wateractiviteiten