Hockey Club Walcheren - VOG-werkinstructie - Deel B

DEEL B - Werkinstructie (hoe, wie, wanneer)

4. Aanvraag en controle van de VOG

4.1 Voorafgaand aan start werkzaamheden

Voor functies met een VOG-plicht geldt dat de (beoogd) functionaris vooraf wordt geïnformeerd over de VOG-plicht en de reden daarvan. De rolverantwoordelijke meldt de (beoogd) functionaris aan bij de coördinator VOG en levert minimaal de volgende gegevens aan, zodat de aanvraag bij Dienst Justis kan worden gestart:

• Voornaam + achternaam
• Actueel e-mailadres
• Functie/rol en (waar van toepassing) grondslag A/B

De inzet start in principe pas nadat:

1. de VOG is aangevraagd en na afgifte is getoond aan de coördinator VOG, gecontroleerd (o.a. via validatie.nl) en als geldig is geregistreerd in LISA, en
2. (waar van toepassing) de relevante gedragscode(s) zijn gelezen en ondertekend.

Uitzondering (grondslag A – werken met minderjarigen): als de VOG-aanvraag aantoonbaar loopt, kan tijdelijke inzet uitsluitend plaatsvinden onder begeleiding conform §7.3 (vergelijkbaar met de borging bij externe instructeurs).

4.2 Gratis VOG-regeling en betaalde krachten

Voor onbetaalde functies waarvoor Hockey Club Walcheren een VOG verplicht stelt kan de club (indien toegelaten) gebruik maken van de Regeling Gratis VOG. Voor betaalde krachten kan deze regeling niet worden gebruikt en geldt het reguliere aanvraagtraject.

4.3 Papier of digitaal, echtheidscontrole

• Papieren VOG: aanvrager toont het originele document; de coördinator VOG controleert de inhoud (o.a. screeningsprofiel) en echtheid; aanvrager neemt de VOG weer mee.
• Digitale VOG: aanvrager kan de VOG uit MijnOverheid (bijvoorbeeld als PDF) tonen of aanleveren. De coördinator VOG valideert de digitale VOG via https://www.validatie.nl/ en controleert de inhoud (naam, datum afgifte, screeningsprofiel). Na controle wordt een eventuele digitale kopie direct verwijderd; in LISA wordt alleen de status en datum geregistreerd.

5. Geldigheid en monitoring: 1-jaarscyclus (start 21 augustus 2026)

Hockey Club Walcheren hanteert voor VOG-plichtige functies een jaarlijkse vernieuwingscyclus. Doel is dat iedere functionaris in scope ten minste 1x per 12 maanden een nieuwe VOG aanlevert en laat controleren, zodat inzet in VOG-plichtige werkzaamheden aantoonbaar binnen de clubafspraken blijft.

Hockey Club Walcheren streeft naar een zo veilig mogelijke sportomgeving en wil daarom, waar relevant, zoveel mogelijk functionarissen screenen. Doorlopende screening of continue monitoring is binnen een vrijwilligersorganisatie niet praktisch uitvoerbaar. Daarom hanteert Hockey Club Walcheren een jaarlijkse VOG-cyclus voor VOG-plichtige functionarissen. Dit verklaart waarom Hockey Club Walcheren een jaarlijkse VOG verwacht en niet eens per 3 of 5 jaar.

• Cyclusstart: 21 augustus 2026.
• Rondejaren: 2026/2027, 2027/2028, 2028/2029, enz.
• Basisregel: in ieder rondejaar levert iedereen die in scope is een nieuwe VOG aan; de VOG wordt gecontroleerd (o.a. via validatie.nl bij digitale VOG) en als geldig geregistreerd in LISA.
• Nieuwe instromers: leveren bij start van de inzet een VOG aan en sluiten vervolgens aan bij het eerstvolgende rondejaar.

5.1 Jaarlijkse cyclus en aansluiting nieuwe instromers (praktische uitvoering)

• Rondejaar-moment: de coördinator VOG initieert de rondejaar-uitvraag en bewaakt dat VOG-plichtige functionarissen tijdig een nieuwe VOG aanvragen en tonen.
• Nieuwe instromers: leveren vóór of bij start van de inzet een VOG aan en tonen deze aan de coördinator VOG; daarna vallen zij onder de rondejaar-uitvraag in het eerstvolgende rondejaar.
• Functiewijziging/uitstroom: bij beëindiging van een VOG-plichtige rol of wijziging naar een niet-VOG-plichtige rol wordt de status in LISA aangepast; zolang de functionaris niet (opnieuw) in scope is, is geen nieuwe VOG-aanvraag vereist.

5.2 Termijnbewaking en overbrugging (voorkomen van een ‘gat’)

De coördinator VOG bewaakt dat niemand langer dan 12 maanden met dezelfde (voor Hockey Club Walcheren geregistreerde) VOG actief is in een VOG-plichtige rol. Indien een nieuwe VOG nog niet beschikbaar is terwijl de termijn nadert of is verstreken, gelden de volgende uitgangspunten:

1. Streeftermijn (12 maanden): de nieuwe VOG is uiterlijk binnen 12 maanden na de vorige controle/registratie als geldig in LISA vastgelegd.
2. Overbrugging (maximaal 2,5 maanden): om een tijdelijk ‘gat’ te voorkomen kan inzet gedurende maximaal 2,5 maanden na het verstrijken van de 12-maandstermijn uitsluitend doorgaan als de aanvraag aantoonbaar loopt, de rolverantwoordelijke motiveert dat inzet tijdelijk verantwoord is, en waar van toepassing (grondslag A) de inzet plaatsvindt als voorwaardelijk inzetbaar onder begeleiding conform §7.3.
3. Na 14,5 maanden zonder geldige VOG-status in LISA: de inzet in VOG-plichtige werkzaamheden wordt niet voortgezet (pauze of beëindiging). Alleen als aantoonbaar sprake is van een lopende aanvraag én de rolverantwoordelijke gemotiveerd verwacht dat de VOG alsnog wordt afgegeven, kan inzet uitsluitend voorwaardelijk plaatsvinden:
   • Grondslag A: altijd onder begeleiding conform §7.3.
   • Grondslag B: alleen indien het risico aantoonbaar beheerst is en het bestuur dit verantwoord acht.
4. Registratie en terugkoppeling: de rolverantwoordelijke meldt de inzetstatus (inzetbaar / voorwaardelijk inzetbaar / niet inzetbaar) aan de coördinator VOG. De coördinator VOG noteert dit bij de VOG-registratie in LISA (zie §8.1) en koppelt terug aan de rolverantwoordelijke over de inzetbaarheid.

6. Gedragscode werken met minderjarigen: jaarlijkse ondertekening

Iedereen die structureel met minderjarigen werkt ondertekent jaarlijks de geldende gedragscode. Dit gebeurt bij voorkeur rond de seizoensstart (juli/augustus) en vóór inzet in de rol.

• Nieuwe vrijwilligers ondertekenen vóór de eerste activiteit met minderjarigen.
• Bij inhoudelijke wijziging van de gedragscode ondertekent iedereen in scope opnieuw de nieuwe versie.
• De coördinator VOG registreert de ondertekening (jaar en datum) in LISA.

7. Specifieke situaties en aanvullende borging

7.1 Bestuurders van vervoersmiddelen naar wedstrijden (geen VOG-plicht)

Bestuurders van vervoersmiddelen naar wedstrijden zijn niet verplicht om alleen vanwege het vervoer een VOG aan te vragen.

Let op: De club streeft ernaar dat geen enkele minderjarige alleen in een vervoersmiddel zit met een meerderjarige, tenzij het gaat om een ouder/gezagdrager of een door een ouder/gezagdrager aangewezen verzorger.

• Praktische norm: bij vervoer door een meerderjarige die geen ouder/gezagdrager is, rijdt men niet 1-op-1 (minstens twee minderjarigen, of een tweede volwassene).
• Wanneer een chauffeur óók structureel een rol met minderjarigen vervult (trainer/coach/begeleider), geldt alsnog de VOG-plicht uit paragraaf 3.

7.2 Bezoekende instructeurs, workshops en clinics (vierogenprincipe)

• Bezoekende instructeurs of andere externen die gedurende een langere periode met minderjarigen werken (bijvoorbeeld workshop, clinic of reeks) werken altijd onder toezicht van de club. Hockey Club Walcheren borgt het vierogenprincipe via huisregels/gedragscode en, waar nodig, via een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) volgens het document “Kaderdocument RI&E en werkinstructie” (incl. gebruik van het RI&E-mastersjabloon) voor de activiteit.
• De organisator meldt de activiteit vooraf bij de coördinator VOG.
• De coördinator VOG wijst minimaal één clubbegeleider met een geldige VOG (grondslag A: werken met minderjarigen) toe. Bij meerdere groepen/velden is voldoende bezetting nodig.
• Gedragscodes externen: externe instructeurs lezen voorafgaand aan de activiteit minimaal:
  • Gedragsregels: veilig sporten – Hockey Club Walcheren, en
  • Gedragscode voor trainer-coaches en begeleiders – Hockey Club Walcheren.
• De organisator van Hockey Club Walcheren ziet er actief op toe dat de gedragscodes zijn gelezen en licht waar nodig de inhoud toe, inclusief de huisregels en de verplichting dat de externe wordt begeleid door een clubpersoon met een geldige VOG (grondslag A) volgens het vierogenprincipe.
• Huisregel: een externe is nooit alleen met een minderjarige in een afgesloten ruimte (bijvoorbeeld kleedkamer, materiaalruimte, auto).
• Op een open veld met duidelijke zichtlijnen geldt het vierogenprincipe ook wanneer een tweede persoon zichtbaar toezicht kan houden. Bij voorkeur staat de clubbegeleider met VOG op of naast het veld.
• Bij activiteiten met verhoogd risico (bijvoorbeeld 1-op-1 begeleiding, gebruik van afgesloten ruimtes, overnachting) stelt de organisator vooraf, in overleg met de coördinator VOG, een activiteit-RI&E op volgens het document “Kaderdocument RI&E en werkinstructie” en verwerkt de beheersmaatregelen in het draaiboek van de activiteit.
• Zonder geborgde begeleiding en maatregelen gaat de activiteit niet door of wordt deze aangepast.
• Vastlegging: de organisator legt de afspraken vast in de activiteitenplanning of communicatie (bijvoorbeeld e-mail of agenda-notitie) en bewaart dit ten minste tot het einde van het seizoen.

7.3 Tijdelijke inzet bij lopende VOG-aanvraag (grondslag A – werken met minderjarigen)

Voor functies waarbij sprake is van structureel werken met minderjarigen (grondslag A) geldt dat inzet in principe pas start na een geldige VOG-registratie in LISA. Als de VOG-aanvraag aantoonbaar loopt en de club de inzet tijdelijk noodzakelijk acht, kan de (beoogd) functionaris voorwaardelijk worden ingezet onder de volgende voorwaarden:

• Altijd begeleiding: de functionaris wordt tijdens contactmomenten met minderjarigen vergezeld door minimaal één clubpersoon met een geldige VOG (grondslag A).
• Vierogenprincipe: de inzet wordt georganiseerd conform het vierogenprincipe zoals uitgewerkt in §7.2 (open setting met zichtlijnen; bij voorkeur begeleider op/naast het veld).
• Geen afgesloten 1-op-1: de functionaris is nooit alleen met een minderjarige in een afgesloten ruimte (bijv. kleedkamer, materiaalruimte, auto).
• Tijdelijkheid: deze werkwijze geldt uitsluitend zolang de aanvraag loopt en binnen de termijnen van §5.1.
• Stopregel: indien het vermoeden bestaat dat geen VOG (meer) zal worden afgegeven, wordt de inzet per direct gestaakt en vindt besluitvorming plaats conform §9.

De rolverantwoordelijke bepaalt of tijdelijke inzet verantwoord is en meldt de inzetstatus aan de coördinator VOG. De coördinator VOG registreert in LISA dat sprake is van voorwaardelijke inzetbaarheid (aanvraag loopt; inzet alleen onder begeleiding).

8. Registratie en privacy (LISA)

Beleid (kern): dataminimalisatie en privacy-by-design: alleen noodzakelijke gegevens registreren, geen kopieën van VOG’s bewaren en toegang beperken tot geautoriseerde functionarissen.

Werkinstructie (uitwerking): welke velden en statussen in LISA worden vastgelegd en hoe de registratie/termijnbewaking wordt uitgevoerd.

8.1 Registratie en status in LISA (dataminimalisatie)

Hockey Club Walcheren bewaart geen kopieën van papieren of digitale VOG’s. De club registreert uitsluitend noodzakelijke gegevens in LISA, met beperkte toegang voor geautoriseerde personen. De coördinator VOG beheert de administratie namens het bestuur. Per VOG-plichtige functionaris worden minimaal vastgelegd:

• Naam, functie/rol, grondslag (A/B/A+B)
• Datum aanvraag gestart (indien van toepassing)
• Datum controle/validatie (o.a. via validatie.nl indien digitaal)
• Datum geregistreerd als “geldig” in LISA
• VOG-nummer
• VOG-status (één van de onderstaande)
• Gedragscode titel
• Datum gedragscode(s) ondertekend
• Opmerkingsveld (alleen procesmatig; geen inhoudelijke justitiële gegevens)

VOG-statussen (voorbeeldset, aanpasbaar):

• VOG geldig (in orde)
• Actie nodig (aanvraag/controle/ondertekening ontbreekt)
• Voorwaardelijk inzetbaar (aanvraag loopt; alleen onder begeleiding)
• Niet inzetbaar (geen geldige VOG / termijn overschreden / besluit inzet stopgezet)

De statusset is afgestemd op de termijnbewaking conform §5.2 (12 maanden + max. 2,5 maanden overbrugging; na 14,5 maanden volgt ‘niet inzetbaar’).

Let op: Er worden geen kopieën van VOG’s bewaard; digitale kopieën worden na controle vernietigd.

9. Rollen, verantwoordelijkheden en escalatie

Beleid (kern): rollen, verantwoordelijkheden en escalatielijn binnen Hockey Club Walcheren.

Werkinstructie (uitwerking): praktische taken per rol (meldingen, registratie, opvolging) voor rolverantwoordelijken en de coördinator VOG.

9.1 Rolverantwoordelijke (begeleider inzet)

De rolverantwoordelijke is de persoon die de inzet van de (beoogd) functionaris organiseert en begeleidt. Taken:

• Meldt de functionaris aan bij de coördinator VOG en levert minimaal voornaam, achternaam en actueel e-mailadres aan (zie §4.1).
• Borgt dat de functionaris (waar van toepassing) de gedragscode(s) leest en ondertekent.
• Beslist (binnen kaders van dit beleid) over inzet bij ontbrekende of lopende VOG en organiseert zo nodig begeleiding conform §7.3.
• Meldt aan de coördinator VOG of iemand inzetbaar / voorwaardelijk inzetbaar / niet inzetbaar is, zodat dit in LISA kan worden vastgelegd.

Routing rolverantwoordelijke (meldpunt) binnen Hockey Club Walcheren.

• Trainers + assistenten → trainingscoördinator
• Coaches → lijncoördinator
• Teammanagers → lijncoördinator
• Lijncoördinatoren → voorzitter Technische Commissie
• Coördinatoren jongste jeugd/junioren/senioren → voorzitter Technische Commissie
• Zaalcoördinator → voorzitter Technische Commissie
• Trainingscoördinator → voorzitter Technische Commissie
• Voorzitter Technische Commissie → voorzitter bestuur
• Voorzitter bestuur → secretaris bestuur
• Secretaris bestuur → voorzitter bestuur
• Overige bestuursleden → voorzitter bestuur
• Overige functies (o.a. coördinator VOG, wedstrijdsecretariaat, hoofd arbitrage, hoofd bar, en overige functies met grondslag B) → portefeuillehouder sociale veiligheid

9.2 Coördinator VOG

De coördinator VOG voert namens het bestuur het VOG-proces uit:

• Start aanvragen bij Dienst Justis op basis van aangeleverde gegevens.
• Controleert na afgifte de VOG (o.a. validatie.nl bij digitale VOG) en registreert uitsluitend noodzakelijke statusinformatie in LISA.
• Informeert de rolverantwoordelijke over de inzetbaarheid op basis van VOG-status en (waar relevant) ondertekende gedragscode(s).
• Noteert procesmatige inzetstatussen (zoals “voorwaardelijk inzetbaar” of “niet inzetbaar”) op basis van melding door de rolverantwoordelijke.

Indien iemand geen VOG kan of wil tonen (of niet tijdig aanlevert), wordt de samenwerking niet aangegaan of wordt deze heroverwogen. Dit kan leiden tot aanpassing van de rol of beëindiging van inzet in VOG-plichtige werkzaamheden.

9.3 Escalatie en besluitvorming (niet-compliance, signalen en (dreigende) VOG-problemen)

Hockey Club Walcheren hanteert een zorgvuldig escalatieproces wanneer een functionaris (tijdelijk) niet voldoet aan de VOG-voorwaarden, wanneer termijnen worden overschreden, of wanneer er signalen zijn dat een VOG mogelijk niet (meer) zal worden afgegeven.

9.3.1 Aanleiding voor escalatie

Escalatie vindt plaats in de volgende situaties:

• De functionaris meldt dat er omstandigheden zijn ontstaan waardoor Dienst Justis mogelijk geen VOG (meer) zal afgeven of een aanvraag mogelijk wordt afgewezen (meldplicht).
• De VOG-status is niet op orde (geen geldige VOG) en inzet is toch aan de orde.
• De maximale termijnen uit §5.1 zijn (bijna) overschreden (12 maanden + overbrugging).
• Er zijn signalen of meldingen (bijv. via leden/ouders/vrijwilligers/medewerkers) die raken aan integriteit of sociale veiligheid en die relevant kunnen zijn voor inzetbaarheid.

9.3.2 Eerste beoordeling (rolverantwoordelijke + coördinator VOG)

1. De rolverantwoordelijke bespreekt de situatie zo snel mogelijk met de functionaris (praktisch en feitelijk).
2. De coördinator VOG wordt direct geïnformeerd en registreert de processtatus in LISA (bijv. “actie nodig”, “voorwaardelijk inzetbaar” of “niet inzetbaar”).
3. Indien inzet tijdelijk doorgaat, kan dit uitsluitend binnen de kaders van §7.3 (voorwaardelijk: alleen onder begeleiding) en §5.1 (termijnen).

9.3.3 Besluitvorming (wie beslist)

• Grondslag A (werken met minderjarigen): besluitvorming over (tijdelijk) inzetten, aanpassen of stoppen vindt plaats door de rolverantwoordelijke in overleg met de voorzitter Technische Commissie (of diens vervanger).
• Grondslag B (gevoelige gegevens/financiën/contracten/ICT) en bestuursfuncties: besluitvorming vindt plaats door de voorzitter bestuur en/of het bestuur (afhankelijk van de rol), in overleg met de coördinator VOG.
• Voor de voorzitter bestuur geldt dat besluitvorming plaatsvindt door de secretaris bestuur samen met minimaal één ander bestuurslid.

9.3.4 Uitkomsten en maatregelen

De uitkomst wordt eenduidig vastgelegd als één van de volgende:

• Inzetbaar (VOG/gedragscode op orde)
• Voorwaardelijk inzetbaar (aanvraag loopt; inzet uitsluitend onder begeleiding; tijdelijke maatregel)
• Niet inzetbaar (inzet wordt gepauzeerd of beëindigd)

De rolverantwoordelijke meldt de uitkomst aan de coördinator VOG, die dit noteert bij de VOG-registratie in LISA.

9.3.5 Vertrouwelijkheid en ondersteuning

Informatie wordt gedeeld op basis van need-to-know en met inachtneming van privacy. De functionaris kan (onafhankelijk van de besluitvorming) contact opnemen met de vertrouwenspersoon van de club om de situatie te bespreken.

9.3.6 Externe melding en advies (KNHB / Centrum Veilige Sport)

Het feit dat een VOG niet (tijdig) wordt overlegd of niet wordt afgegeven kan reden zijn om de inzet te pauzeren of te beëindigen. Dit leidt niet automatisch tot een melding bij de KNHB of Centrum Veilige Sport Nederland; Hockey Club Walcheren heeft doorgaans geen inzicht in de reden van (niet-)afgifte en deelt informatie uitsluitend op basis van need-to-know.

Externe melding of advies wordt wél overwogen in de volgende gevallen:

1. Meldplicht seksuele intimidatie/seksueel misbruik: bij signalen of een (redelijk) vermoeden van seksuele intimidatie of seksueel misbruik volgt Hockey Club Walcheren de geldende meldplicht en meldt een bestuurslid dit bij het Meldpunt Integriteit van de KNHB.
2. Overige ernstige integriteits- of veiligheidsrisico’s: bij andere ernstige signalen of incidenten kan Hockey Club Walcheren advies vragen of een melding doen bij de KNHB en/of Centrum Veilige Sport Nederland, afhankelijk van ernst, risico en betrokkenen.
3. Advies bij twijfel: indien er twijfel bestaat over de juiste handelwijze kan (anoniem waar mogelijk) advies worden ingewonnen bij Centrum Veilige Sport Nederland.

Bij externe melding of advies worden geen justitiële details gedeeld en wordt zorgvuldig omgegaan met privacy en dataminimalisatie.

9.3.7 Vervanging bij betrokkenheid (onafhankelijkheid en vier-ogen)

Als één van de betrokken functionarissen in §9.3 (bijv. rolverantwoordelijke, coördinator VOG, voorzitter Technische Commissie, voorzitter bestuur of secretaris bestuur) zelf onderwerp van gesprek is, of op een andere manier een direct belang heeft bij de uitkomst, dan geldt het volgende. Onder betrokkenheid wordt in ieder geval verstaan:

• een directe relatie met de betreffende persoon (bijv. gezinslid/partner, familie, hechte vriendschap), of
• een zakelijke of organisatorische relatie buiten Hockey Club Walcheren die de onafhankelijkheid kan beïnvloeden (bijv. werkgever/werknemer, opdrachtgever/opdrachtnemer, zakelijke samenwerking of conflict).

In deze situaties geldt:

1. De betreffende persoon treedt terug uit de behandeling en besluitvorming over deze casus (geen inhoudelijke rol, geen besluit, geen beïnvloeding).
2. Het bestuur wijst onverwijld een vervanger aan: een ander bestuurslid of een aangewezen functionaris met een onafhankelijke positie.
3. De casus wordt altijd behandeld door minimaal twee personen die niet onderwerp van gesprek zijn en die geen betrokkenheid hebben zoals hierboven omschreven (vier-ogenprincipe in de besluitvorming).
4. Informatie wordt uitsluitend gedeeld op need-to-know basis; de teruggetreden persoon krijgt geen toegang tot stukken/registratie over de casus, behalve voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van een besluit dat door anderen is genomen.

Indien onvoldoende onafhankelijke personen beschikbaar zijn binnen het bestuur, wijst het bestuur twee onafhankelijke vervangers aan (bijv. via andere bestuursleden of tijdelijke externe ondersteuning), zodat besluitvorming door minimaal twee onafhankelijke personen geborgd blijft.