Hockey Club Walcheren - VOG-beleid - Deel A

DEEL A - Beleid (wat en waarom)

1. Doel en reikwijdte

Dit document bevat het VOG-beleid en de werkinstructie voor het aanvragen, controleren en monitoren van Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) en voor het jaarlijks ondertekenen van de gedragscode binnen Hockey Club Walcheren. Het doel is het bevorderen van een veilig sportklimaat en het beperken van integriteitsrisico’s bij functies met een verhoogd risico. Dit VOG-beleid is een uitwerking van het VOG-onderdeel uit het Aannamebeleid Vrijwilligers en maakt onderdeel uit van het Beleid sociale veiligheid van Hockey Club Walcheren. Het sluit aan bij de sportwaarden van de KNHB en NOC*NSF en bij het Vrijwilligersbeleid en het Pedagogisch plan.

Waar het gaat om formele verenigingsregels en handhaving geldt aanvullend het huishoudelijk reglement en het tuchtreglement (en waar van toepassing het tuchtrecht van de KNHB).

De VOG is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor de beoogde functie. De VOG wordt afgegeven door Dienst Justis (Ministerie van Justitie en Veiligheid).

Hockey Club Walcheren beschouwt de VOG als een eerste screening en als één van de instrumenten om een veilig sportklimaat te bevorderen. De VOG is geen garantie voor gewenst gedrag. Het bestuur benadrukt dat het dagelijks handelen, de onderlinge omgang en de ervaren sociale veiligheid door leden, ouders, vrijwilligers, medewerkers en bezoekers leidend zijn. Het doel van dit beleid is daarom primair het borgen van een veilige sportomgeving ² ; de VOG ondersteunt dat doel, maar is niet het doel op zichzelf.

² Veilige sportomgeving = afspraken, maatregelen, toezicht en organisatie.

2. Randvoorwaarden en uitgangspunten

• Informatieverplichting:(nieuwe) functionarissen worden vooraf geïnformeerd over de VOG-plicht en de reden daarvan (o.a. via werving en kennismaking).
• Legitiem doel en proportionaliteit: de VOG wordt alleen ingezet wanneer Hockey Club Walcheren een gerechtvaardigd belang heeft (veiligheid, integriteit, machtspositie, toegang tot geld/gegevens/systemen).
• Dataminimalisatie: Hockey Club Walcheren bewaart geen kopieën van papieren of digitale VOG’s. De club registreert uitsluitend noodzakelijke gegevens (zie paragraaf 8).
• Screeningsprofielen: per functie worden passende screeningsprofielen gebruikt. Afwijkingen worden gemotiveerd en vastgelegd.
• Toegang en beveiliging: registratie en opslag vindt plaats in LISA met beperkte toegang voor geautoriseerde personen.

3. Wanneer is een VOG verplicht?

Hockey Club Walcheren hanteert twee grondslagen voor een VOG-verplichting. Het doel daarvan is het voorkomen van ongewenst gedrag en integriteitsschendingen, in het bijzonder:

• misbruik van de verantwoordelijkheidsrelatie (bijvoorbeeld trainer–speler, begeleider–jeugd, bestuurder–lid), en
• misbruik van een afhankelijkheidsrelatie (bijvoorbeeld selectie, speeltijd, beoordeling, vervoer, toegang tot faciliteiten).

Dit risico kan ontstaan door de aard van de hockeysport en de clubomgeving, zoals lichamelijk contact, één-op-één of kleinschalige contactmomenten en aanwezigheid op of rond de club (trainingen, wedstrijden, kleedkamers, clubhuis en omliggende locaties).

Ongewenst gedrag kan zich uiten in onder meer:

• machtsmisbruik (dreigen met selectie/speeltijd, benadelen of voortrekken),
• drang of dwang (druk uitoefenen om grenzen te overschrijden),
• prestatie- of groepsdruk (uitsluiten, pesten, “meedoen of anders…”),
• misbruik van beloning of privileges (cadeaus, gunsten, beloftes, privileges in ruil voor iets),
• misbruik van praktische gelegenheden (alleen afspreken, vervoer/ritten, app- of chatcontact, toegang tot kleedruimtes of privéruimtes),
• financieel misbruik (het onrechtmatig gebruiken, onttrekken of verduisteren van clubmiddelen, contributies, kasgeld of sponsor-/subsidiegelden; onjuiste declaraties of ongeautoriseerde betalingen),
• misbruik van persoonsgegevens (het onbevoegd inzien, delen, kopiëren of gebruiken van gegevens van leden, ouders/verzorgers of vrijwilligers, zoals contactgegevens, medische informatie of foto’s; of het gebruiken van persoonsgegevens voor andere doelen dan clubactiviteiten).

Zo wordt concreet gemaakt welk gedrag niet acceptabel is en waarom functies met deze risico’s onder de VOG-plicht vallen.

Een functie kan onder één of beide grondslagen vallen.

3.1 Grondslag A – Structureel werken met minderjarigen

Een VOG is verplicht voor iedereen die langdurig/structureel ³ met minderjarigen werkt (bijvoorbeeld trainers, coaches, teambegeleiders, kampen/activiteitenbegeleiders).

Let op: Het maakt niet uit of de functionaris zelf minderjarig is: ook minderjarigen die met minderjarigen werken dienen een VOG aan te vragen. Onder “minderjarigen” kan – waar relevant – ook worden gelezen: kwetsbare personen.

Voor rollen/activiteiten die niet structureel zijn maar wél (incidenteel) met minderjarigen te maken hebben, kan een VOG te beoordelen zijn (zie 3.3).

³ Onder langdurig/structureel contact met minderjarigen verstaat Hockey Club Walcheren: iedere rol waarbij iemand voor (een deel van) het hockeyseizoen is aangesteld of ingeroosterd voor een team of jeugdactiviteit en daarbij herhaald contact, begeleiding of toezicht heeft. Dit betreft onder meer contactmomenten rond trainingen, wedstrijden, teamactiviteiten en vergelijkbare clubmomenten, inclusief situaties waarin een vrijwilliger (mede)verantwoordelijk is voor begeleiding en toezicht. Voor kampen en (meerdaagse) jeugdactiviteiten geldt dat ook kortdurende inzet onder de VOG-plicht kan vallen wanneer de vrijwilliger (mede)verantwoordelijk is voor minderjarigen en er reëel toezicht of één-op-één contact kan ontstaan (bijvoorbeeld bij begeleiding, vervoer, nachtrustmomenten of praktische organisatie). Incidentele hulp valt hier niet onder, zoals eenmalig invallen of een losse assistentie bij een activiteit, mits dit gebeurt onder direct toezicht van een aangewezen verantwoordelijke en zonder structurele één-op-één begeleiding.

3.2 Grondslag B – Gevoelige gegevens, financiën, contracten en ICT

Een VOG is verplicht (grondslag B) voor functies waarbij sprake is van toegang tot of invloed op één of meer van onderstaande risicogebieden:

• (Persoons)gegevens: raadplegen, muteren, exporteren of beheren van leden-/vrijwilligersgegevens (bijv. in LISA of via overzichten).
• Financiën en betaalmiddelen: betalingen klaarzetten/uitvoeren, afstorten, kas- of betaalmiddelenbeheer, of structurele betrokkenheid bij financiële processen.
• Contracten en autorisaties: contractafspraken, inzet-/betalingsafspraken of (mede)autoriseren van betalingen.
• ICT en beheerrechten: beheeraccounts, rechtenstructuren, systeemtoegang of het kunnen wijzigen van instellingen/data.

Voorbeelden van functies onder grondslag B (indicatief; zie Bijlage A voor het actuele overzicht):

• Penningmeester (betalingen, financiële processen en vertrouwelijke informatie).
• Trainingscoördinator (contracten trainers, (mede)autoriseren betalingen, persoonsgegevens).
• Ledenadministratie (persoonsgegevens, administratieve mutaties, overzichten).
• Lijncoördinatoren (verantwoordelijkheid en toegang tot persoonsgegevens/overzichten).
• Hoofd arbitrage, Hoofd wedstrijdtafel en Wedstrijdsecretariaat (planning, wedstrijdadministratie/-gegevens en gegevensverwerking).
• Systeembeheerder LISA (beheerrechten, autorisaties, exports, toegang tot gegevens en systemen).
• Hoofd bar (o.a. indelingen bardiensten, inkoop en organisatorische toegang tot persoonsgegevens/overzichten).

Te beoordelen (grondslag B)

Sommige rollen zijn niet altijd B-plichtig; dit hangt af van de feitelijke bevoegdheden in een seizoen/periode. In die gevallen geldt: VOG is verplicht zodra de rol in de praktijk één of meer van de B-risicogebieden omvat (betalingen/betaalmiddelen, gegevens, contracten/autorisaties of ICT-beheer).

Voorbeelden (te beoordelen):

• Barhoofd: VOG (B) indien het barhoofd betalingen verwerkt, afstortingen organiseert of beheer heeft over betaalmiddelen, óf correctie-/beheerbevoegdheden heeft. Als dit aantoonbaar volledig onder toezicht en dubbele controle van penningmeester/financiële functie valt en het barhoofd geen beheerrechten heeft, kan B-plicht worden heroverwogen.
• (Co)organisatie van activiteiten/evenementen: als een rol binnen een commissie structureel persoonsgegevens verwerkt (inschrijvingen/overzichten), betalingen regelt of contractuele afspraken maakt, dan geldt grondslag B (en waar relevant ook A).

Afwijkingen en “te beoordelen”-besluiten worden gemotiveerd vastgelegd (en waar van toepassing geregistreerd in LISA).

3.3 Bestuur en overige functies

Naast de functies die onder grondslag A (minderjarigen) en grondslag B (gegevens/financiën/ICT) vallen, is een VOG verplicht voor functies met een bijzondere vertrouwenspositie, voorbeeldfunctie of integriteitsrisico.

3.3.1 Bestuur

Voor bestuursfuncties geldt in beginsel VOG (grondslag B), omdat bestuursleden in de praktijk omgaan met vertrouwelijke informatie, besluitvorming en (direct of indirect) toegang kunnen hebben tot gegevens of financiële processen. Dit geldt in elk geval voor: voorzitter bestuur, secretaris bestuur, penningmeester en algemene bestuursleden (zie Bijlage A).

3.3.2 Overige functies met bijzondere positie

Een VOG is verplicht voor functies met een aantoonbare vertrouwens- of integriteitscomponent, waaronder in ieder geval:

• Coördinator VOG (grondslag B): inzage in VOG-statussen, beperkte verwerking van persoonsgegevens, controleproces en termijnen.
• Vertrouwenspersoon (grondslag A+B): vertrouwenspositie, omgang met (kwetsbare) personen en vertrouwelijke informatie.
• Voorzitter Technische Commissie (grondslag A+B): contracten trainers, autoriseren/bewaken van inzet en (mogelijk) persoonsgegevens/jeugdcontext.
• Coördinator evenementencommissie (grondslag A+B): aansturing/planning/gegevensverwerking en waar relevant betalingen.

3.3.3 Externe instructeurs, workshops en clinics (vierogenprincipe)

Externe instructeurs of andere externen die gedurende een langere periode met minderjarigen werken (bijv. workshop of clinic) vallen niet onder de reguliere VOG-procedure als clubvrijwilliger. Voor deze situaties geldt dat de activiteit alleen doorgang vindt als het vierogenprincipe aantoonbaar is geborgd. De praktische borging hiervan is uitgewerkt in paragraaf 7.2.